O que são as tarefas?

As tarefas são fundamentais para a organização do seu escritório. Com elas é possível organizar suas demandas em um único local. 

Como utilizar as tarefas?

Mesmo sendo uma funcionalidade completa, as tarefas são muitos fáceis de utilizar. Você pode criar tarefas a partir de várias áreas do sistema: através da área de trabalho pelo botão 'Adicionar tarefa' ou pelo atalho na barra superior; pelo box de 'Lembretes'; na agenda; pela ficha do processo ou caso ou ao tratar um alerta de publicação ou alerta de andamento automático.

As tarefas criadas ficarão disponíveis na área de trabalho, na agenda e na ficha do respectivo processo ou caso.

Você pode utilizar as tarefas para demandas relacionadas a processos e casos, demandas do escritório ou mesmo pessoais.

Delegar e compartilhar tarefas

As tarefas também podem ser delegadas e compartilhadas entre os usuários da conta Astrea. Dessa forma, você consegue ter mais controle sobre as demandas do escritório. 

As tarefas ainda possuem o recurso 'comentário', onde é possível complementar a tarefa, principalmente nas compartilhadas. Na área de comentários também ficam registradas as movimentações feitas na tarefa.

Lista de tarefas

Você pode organizar suas tarefas em listas e assim, separar as tarefas do escritório, daquelas relacionadas à processos e casos e mesmo as tarefas pessoais.

Mesmo em contas com vários usuários, as listas criadas (assim como as tarefas) são individuais, ou seja, as listas que você cria em sua área de trabalho só poderão ser utilizadas por você. Cada usuários deverá criar seu próprio sistema de listas.

Organize com etiquetas

Outro recurso que auxilia a organização do escritório são as etiquetas. Você pode utilizá-las para classificar suas tarefas, o que torna mais ágil a organização e busca de tarefas na área de trabalho, até mesmo no momento de extrair relatórios de tarefas.

Receba lembretes no seu email

Você pode configurar suas notificações e receber lembretes de eventos e tarefas no seu email ou na sua área de alertas do Astrea.

Casos de uso

Registre toda a sua rotina e sincronize com outras agendas.

Você pode utilizar as tarefas para registrar todas as suas demandas e atividades (com ou sem data específica) relacionadas à processos e casos, ao escritório ou mesmo atividades pessoais. As tarefas ajudam a registrar e lembrar de tudo que precisa ser feito. Registrar todas as suas demandas lhe ajuda a organizar melhor sua rotina e otimizar seu trabalho. Você pode inclusive aplicar metodologias de organização e gestão do tempo utilizando o Astrea. Aqui explicamos como aplicar o método GTD no Astrea. 

Ainda com a ajuda das etiquetas, você pode classificar e organizar essas tarefas. Assim, você pode filtrar e gerar relatório ou checklist de tarefas que deverão ser realizadas.

Veja um exemplo:

Caso você utilize uma outra agenda, você poderá ainda sincronizá-la com sua agenda Astrea. Nesse artigo explicamos como sincronizar sua agenda Astrea com Google e Apple Calendar ou Outlook.

Tarefas compartilhadas entre usuários 

Além de poder delegar tarefa para outros usuários da sua conta, você pode criar tarefas compartilhadas e utilizar a função 'comentários' para registrar todas as movimentações, informações e documentos necessários para o cumprimento da tarefa.
Veja esse vídeo onde explicamos em detalhes como trabalhar em equipe no Astrea.

Além de compartilhar tarefas, você pode manter uma agenda compartilhada entre os usuários. Veja aqui como ter uma agenda compartilhada em sua conta Astrea (Plano Starter).

Coordenar as atividades do escritório

Alguns escritório posuem vários usuários e costumam delegar papéis específicos para cada um, como um coordenador responsável por receber e tratar as publicações e distribuir as atividades entre os advogados do escritório.

O coordenador recebe as notificações de andamentos e publicações, trata e dá o encaminhamento necessário. Para isso pode utilizar as tarefas para delegar as demandas aos responsáveis.

Além disso, o coordenador ao delegar as tarefas, recebe notificações na área de alertas quando são inseridos comentários, quando a tarefa está atrasada e quando for concluída. Dessa forma mantém o controle sobre as todas as demandas do escritório.

Para os usuários do plano Astrea PRO, além das tarefas, é possível programar atividades para prazos e audiências, ou seja, uma lista de tarefas específica para o cumprimento de um prazo. Veja aqui como funcionam as atividades programadas.

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