Tarefas mal distribuídas, prazos se acumulando, informações perdidas no meio do caminho por causa da correria. Estes são desafios comuns na rotina jurídica, mas que você provavelmente já venceu usando os Astrea todos os dias.
Agora que a base da centralização de informações já faz parte do seu advogar, pode ser a hora de dar o próximo passo: o uso estratégico de etiquetas para uma gestão visual e colaborativa do escritório.
Esse recurso permite manter todos os usuários "falando a mesma língua", além de conferir maior clareza sobre os dados, padronização na comunicação interna e relatórios cada vez mais úteis para tomadas de decisão. E o melhor: de uma maneira totalmente adaptada à realidade do seu escritório.
Chegou a hora de descobrir como usar as etiquetas do Astrea para conquistar esses benefícios. Vamos lá?
O que são as etiquetas e como usá-las no Astrea?
As etiquetas são um recurso visual que parece simples: é como a inclusão de uma tag que vai agrupar elementos em comum. Só por aí já dá para entender seu potencial, não é mesmo? Elas permitem organizar, classificar e localizar informações em poucos segundos, exatamente como você precisa. Ou seja, um ganho de precisão na organização de processos, publicações, andamentos e outros dados do seu Astrea.
Esses marcadores são totalmente personalizáveis de acordo com a realidade do seu escritório. Por mais que o software já inclua alguns exemplos, é possível excluir e adicionar etiquetas a qualquer momento, fica a seu critério criar a lógica de organização.
A boa notícia é que você consegue incluir etiquetas em diversos módulos do Astrea – as possibilidades são infinitas. Confira alguns exemplos:
Em tarefas, eventos, prazos e audiências (estes dois últimos, disponíveis a partir do plano Company) para destacar prioridade, tipo de atividade ou urgência;
Em processos e casos para classificá-los entre áreas do Direito (ou outra lógica), facilitar a filtragem e gerar relatórios personalizados;
Em andamentos e no histórico dos processos em geral, para melhorar a filtragem de informações e emissão de relatórios;
Em publicações, também para aprimorar a classificação e a emissão de relatórios personalizados.
👉 Como funciona na prática
O escritório Fictícios & Associados tem quatro advogados(as) na ativa, dois dele com seu nome sendo monitorado pelo Astrea para receber publicações. O volume de processos e clientes é alto, assim como a quantidade de tarefas para concluir no dia a dia. O maior desafio era o controle de prazos, para garantir que tudo que precisava ser feito seria realmente finalizado.
Foi nas etiquetas do Astrea que encontraram a chave para a organização. Estas são algumas das tags usadas para classificar processos no escritório:
Empresarial e Trabalhista – para dividir as áreas de atuação;
Inicial, Audiência, Instrução, Recurso e Sentença – para segmentar as fases do processo;
Baixa complexidade e Alto risco – para analisar o nível de prioridade jurídica;
Decisão favorável, Despacho, Arquivado, Aguardando manifestação – para segmentar os tipos de andamentos;
1ª Instância, 2ª Instância, STF – para indicar a instância judicial
Agora, a equipe tem mais agilidade para priorizar as demandas, padrão na organização de processos, uma colaboração mais fluida entre os envolvidos nas atividades e maior precisão nos relatórios.
Qual a importância da gestão visual das atividades do escritório?
Em meio a uma rotina corrida, alguns recursos são muito estratégicos para aliviar a sobrecarga mental e dar um descanso para o cérebro. É nisso que a gestão visual te ajuda. São pequenos detalhes que favorecem uma rotina de "bater os olhos" em uma atividade ou prazo e entender instantaneamente sua prioridade, urgência ou qualquer demanda atrelada.
Por exemplo, quando você inclui a tag de URGENTE em vermelho, é um prazo ou atividade que vai se destacar naturalmente assim que você entrar em contato com ele. Em meio a uma lista de compromissos menos importantes, você saberá de cara qual precisa ser feito primeiro e que, se não for concluído, pode prejudicar a operação do escritório ou até o seu cliente.
Uma gestão visual eficiente é o que permite uma reação mais rápida, o monitoramento com segurança e uma atuação com mais confiança, mesmo naqueles dias em que a agenda está cheia de prazos apertados. E a aqui vai uma dica de ouro:
💡 Combine as etiquetas com cores estratégicas.
Nossa visão costuma ser otimizada para ver cores e estruturas muito mais rápido do que apenas textos. Além disso, tem algumas cores que já estão em nosso imaginário como indicativos de urgência, como é o caso do vermelho, enquanto outras remetem à atenção, a exemplo do amarelo.
Como as etiquetas impulsionam a colaboração entre equipes?
Muito além de marcadores, as etiquetas são como uma linguagem visual compartilhada entre os integrantes do escritório – tenha isso em mente! Por essa mesma razão, elas padronizam (ou devem padronizar) a classificação de processos, atividades, históricos e assim por diante. É quase como se fossem um canal de comunicação silencioso, que diminui ruídos, alinha expectativas e aumenta a colaboração.
Ou seja, seus colegas também terão a mesma percepção ao ter contato com as etiquetas, já que elas estarão disponíveis de forma bem visível no processo, publicação, andamento ou atividade. E quando falamos em aumento de colaboração, pense neste cenário: caso observe alguma tarefa urgente sem fazer, consegue se prontificar a ajudar na entrega ou em desimpedimentos.
Para um gestor do escritório, por exemplo, as etiquetas garantem mais transparência nas responsabilidades. É possível visualizar rapidamente o status de demandas, os clientes a quais as atividades pertencem ou outras informações pela filtragem de marcadores. Sem falar que contribui para a prestação de contas e o acompanhamento de metas individuais dos colaboradores.
Qual o impacto das etiquetas na criação de relatórios?
Até aqui, você já sabe bem como a gestão visual colaborativa com etiquetas pode potencializar a atuação do escritório. Mas há mais um ganho que vai além da organização, já que esses marcadores têm um papel estratégico na criação de relatórios no Astrea. Cada um funciona como um filtro e, somados às possibilidades já existentes, aumentam a personalização dos seus documentos.
Esses dados traduzem o que está acontecendo no escritório. Se algum dia a equipe precisar de um relatório dos processos de um determinado cliente, da área Empresarial, com tag de Alto risco, basta selecionar os marcadores desejados e ter uma segmentação criteriosa. Você define exatamente o que deseja analisar.
💡 Dica:
Quanto mais consistente for o uso de etiquetas no dia a dia do escritório, mais precisos e úteis serão os relatórios que gerar pelo Astrea. Nada de inclui-las de forma pontual ou aleatória! A cada atividade, publicação, andamento ou processo, todos devem se lembrar de incluir os marcadores.
Com poucos segundos de atenção nesse momento, os benefícios serão ainda maiores no longo prazo.
Talvez seja interessante estabelecer um padrão interno, indicando quais usuários são responsáveis pela criação de etiquetas e, quem sabe, até criar um guia rápido com as definições (por exemplo, cores usadas, nomenclatura etc.).
Com tantas vantagens, adotar as etiquetas na organização visual e colaborativa no Astrea parece um grande investimento. Pense que cada marcador inserido hoje vai se transformar em controle e eficiência amanhã. Que tal tornar o uso das tags um hábito constante e deixar que elas trabalhem a favor da sua advocacia?
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