Getting Things Done é uma metodologia de gestão e produtividade criada por David Allen e que fornece soluções concretas para transformar a rotina diária em um sistema de produção eficiente.
A ideia base do GTD é remover tarefas e projetos da nossa mente e registrá-los num meio confiável para depois dividir o trabalho em tarefas, programá-las conforme o seu contexto, executá-las e revisar continuamente. Isso permite manter o foco na ação, ao invés de nos forçarmos a lembrar de tudo que precisa ser feito o tempo todo.
Geralmente os modelos convencionais de produtividade se concentram na definição de metas, planejamento e prioridades. O GTD se difere desses métodos porque foca na ação e na realização das tarefas por contexto. Assim, por ser mais simples e intuitivo, o GTD é mais fácil de se colocar em prática.
Usando GTD no Astrea
O Astrea é o único software que tem como característica aliar o gerenciamento jurídico à produtividade do advogado.
Além de prover uma ferramenta de produtividade, o Astrea é um software completo para gestão de processos, clientes, finanças, controle de documentos, cadastro automático de processos a partir dos sites dos tribunais, entre outros recursos. Nesse artigo vamos focar no uso do Astrea seguindo as 5 fases do GTD.
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Parte 1: Coletar
Nesta fase é importante anotar todas as demandas que chegam até você e para isso você poderá utilizar 3 recursos:
Lista ‘Caixa de entrada’ – o primeiro passo que você deve fazer no Astrea é criar uma lista chamada ‘Caixa de entrada’. A cada nova demanda, você deve criar uma tarefa no Astrea e colocar nessa lista. Se a demanda estiver ligada a um processo, anote essa informação preenchendo o campo de processo desta tarefa.
Alertas – o recurso ‘Alertas’ funciona como uma caixa de entrada automática do Astrea. Nessa área chegam para você: publicações, andamentos automáticos, tarefas que lhe foram delegadas ou ainda tarefas que você delegou e foram concluídas, honorários a receber e processo encerrados.
Email – O Email é outra maneira de coletar suas pendências de forma automática, portanto será também uma ‘caixa de entrada’.
Parte 2: Processar
Nessa etapa, você deve percorrer suas caixas de entrada e tratar cada item recolhido respondendo à seguinte pergunta: há algo a ser feito, ou seja, é um item de ação?
Se a resposta for negativa, você terá 3 opções: descartar, para aquelas mensagens informativas que chegam em seu e-mail e não há interesse em seu conteúdo; armazenar em uma caixa talvez/algum dia, para aquelas atividades que você deseja fazer mas não agora – como um curso, por exemplo; e arquivar, para conteúdos que são importantes, mas não exigem qualquer ação, como documentos, por exemplo.
Caso a resposta seja positiva, você deverá determinar como e quando a ação deve ser realizada. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Se levar mais, verifique se é a melhor pessoa para fazer e, se não for, delegue. Se você é a pessoa responsável por aquela ação, coloque em uma lista de próximas ações para fazer em seguida. inserida.
Parte 3: Organizar
Para fazer o processamento que explicamos no capítulo anterior, é necessário que uma estrutura de organização seja criada para receber as tarefas coletadas, os projetos que você está envolvido, idéias e planos que serão feitos um dia… enfim, todas as demandas que você recebeu.
No Astrea você pode criar diversas listas de tarefas, dando a elas os nomes que mais fazem sentido para sua organização.
Para ficar compatível com o GTD, sugerimos a criação das seguintes listas de tarefas:
Caixa de entrada: é a lista onde serão armazenadas todas as demandas que você recolhe ao longo do dia, dentro ou fora do escritório e que deverão ser processadas no momento oportuno.
Próximas Ações: é a lista onde estão todas as tarefas que você precisa realizar.
Aguardando Resposta: é a lista onde serão colocadas todas as tarefas que foram delegadas para outra pessoa.
Talvez / Algum dia: Nesta lista você vai guardar todas os planos e ideias para o futuro que você não quer descartar, nem deixar que fiquem como um fio solto por não estarem devidamente anotados.
Projetos: para o GTD, as atividades complexas, que exigem várias etapas para serem concluídas, deverão ser tratadas como projetos. Para usar esse conceito no Astrea, você pode utilizar o recurso ‘criar um Caso’, onde várias tarefas podem ser associadas, perfeito para o gerenciamento de todas as atividades que o projeto terá até sua resolução ou entrega.
Se a atividade precisa ser dividida, mas é algo mais simples, sugerimos criar uma tarefa e colocar ao lado do título a próxima atividade. A medida que a tarefa é feita, pode-se registrar a execução como comentário e modificar o título da tarefa para atualizá-la até cumprir toda a atividade. Exemplo: ‘Contratar um perito’, a primeira tarefa pode ser ‘Contratar perito – fazer cotação’, depois de feita a cotação, a próxima tarefa poderia ser ‘Contratar perito – passar informações da perícia’.
Calendário: Seguindo as recomendações do GTD, devemos marcar compromissos que possuam data e hora numa agenda. No Astrea, esse recurso apresenta algumas vantagens para o advogado, como poder associar os compromissos a Casos ou Processos. Também é possível integrar à agenda do Google ou da Apple.
Parte 4: Prioridade e Etiquetas
Embora o GTD não tenha foco em prioridade, o Astrea permite que uma tarefa seja marcada como ‘Alta’, ‘Média’ ou ‘Baixa’ prioridade. Depois de organizar suas tarefas em listas, marcar a prioridade das tarefas pode ajudar no momento de escolher o que deve ser feito primeiro.
Outro recurso muito usado no Astrea são as etiquetas. Elas funcionam como marcadores e podem ser usadas em várias partes do sistema, inclusive nas tarefas e nos compromissos da agenda. As etiquetas ajudam a organizar as tarefas, pois com essas marcações você pode classificar por assunto, por dificuldade ou por tipo de atividade.
Fazer
A partir da lista de ‘Próximas Ações’ trate de realizar suas tarefas, uma por vez.
Um recurso do Astrea que ajuda muito no momento que você precisa percorrer suas listas e efetivamente fazer as tarefas, são as etiquetas e o controle de prioridades. Ao longo do dia novas demandas irão surgir, portanto não esqueça de coletá-las a medida em que aparecem. Esse passo é fundamental para confiar neste sistema de organização.
Prazos: Sabemos que muitas tarefas do advogado tem um prazo que não é negociável e precisa ser respeitado. Para isso, aconselhamos usar este conceito de prazo dentro do Astrea, inserindo a informação ‘Data devida’ dentro da tarefa. Ideal para registrar prazo de contestação, prazo para recurso, entre outros. Depois de definir a data devida, é possível visualizar as tarefas por ordem de entrega.
Lembretes: este recurso permite destacar os próximos compromissos com prazo para execução
Tarefas ligadas a processos: outra característica que é muito habitual no mundo do advogado é que muitas das tarefas que ele precisa executar estão ligadas a um processo. No Astrea, é possível fazer essa associação. Esse recurso permite maior organização e economia de tempo.
Documentos (Arquivos do GTD): o Astrea permite o armazenamento de documentos junto a um caso, processo ou tarefa. Dessa forma, toda a documentação necessária para realização de uma tarefa fica à disposição para ser acessada no momento mais oportuno. Além disso, o Astrea permite a inclusão de comentários junto às tarefas, possibilitando anotar informações que ajudem em sua conclusão.
Parte 5: Rever
O método não prescreve uma periodicidade fixa para revisão, porém o usual é realizar ao menos uma revisão semanal. Portanto, revise todas as suas listas para organizar suas próximas ações.