Com tantos prazos, compromissos e entregas importantes na rotina jurídica, nada melhor do que contar com um apoio na gestão de atividades e prazos. Hoje, o Astrea provavelmente já é uma solução para agilizar as tarefas rotineiras e centralizar as informações em um só lugar. Mas ele pode ser muito mais!
Algumas funcionalidades foram criadas exatamente para otimizar sua gestão de prazos. Com elas, você consegue dar adeus ao modo reativo, conquistando uma operação ainda mais fluida, previsível e, sobretudo, eficiente.
Neste artigo, vamos aprender como usar esses recursos para ganhar mais controle sobre atividades e prazos. Boa leitura!
❗Importante: com exceção da sugestão inteligente de prazos, as funcionalidades mencionadas neste artigo estão disponíveis a partir do plano Company.
Distribua atividades entre prazos e audiências
Nem toda tarefa é algo rotineiro no escritório, como entrar em contato com clientes e solicitar documentações. Às vezes, existem prazos importantes para serem cumpridos e até eventos de prioridade máxima, como é o caso das audiências.
E nem tudo precisa estar solto na sua Agenda do Astrea. Para isso, além de 'Tarefas' e 'Eventos', você pode adicionar 'Prazos' e 'Audiências'. Alguns benefícios desses campos:
Com cores diferentes que os evidencia bastante na Agenda, você consegue fazer uma gestão visual bem mais eficiente. Assim, garante que nenhum prazo importante ou audiência se percam do seu planejamento;
Mais do que organizar compromissos, essa segmentação traz a sensação de “está tudo sob controle”. No fim das contas, você atua melhor quando sabe exatamente onde está e o que vem a seguir;
Em um dia típico na advocacia, cada detalhe conta, e o risco de se perder entre tarefas, prazos, audiências e eventos é real. O registro de prazos e audiências reduz a sobrecarga cognitiva que vem com a tentativa de lembrar de tudo mentalmente ou organizar informações em sistemas genéricos.
Desfrute da praticidade da calculadora de prazos
Os tempos de contagem manual de datas pelo calendário chegaram ao fim! Com a calculadora de prazos do Astrea, é só fazer o tratamento da publicação recebida, clicando em 'Adicionar prazo' – e você já consegue contabilizar a data limite em dias úteis ou corridos.
Além disso, essa contagem pode incluir ou não os feriados nacionais e recessos do período indicado: tudo depende do que você deseja para a criação desse prazo. Como você pode ver no exemplo abaixo, são três datas possíveis de somar aos dias úteis inseridos. Se optar por não contabilizá-las, basta desmarcar a caixa de seleção.
Além de eliminar uma tarefa manual desgastante, sua rotina ganha uma dose de segurança no cumprimento dos prazos. Afinal, com a contagem automática, você reduz o risco de erros no cálculo. É mais precisão para suas atividades e uma preocupação a menos na mente!
Conte com a agilidade das atividades predefinidas
Algumas atividades seguem uma lógica tão parecida que raramente mudam de caso para caso. Por que não transformar isso em uma sequência automática?
Com as atividades predefinidas do Astrea, você pode criar fluxos de tarefas padrão para um prazo, uma audiência. Assim, ao cadastrar um novo compromisso, você indica essa lista de tarefas e ainda inclui informações relacionadas – por exemplo, quanto tempo antes ou depois desse evento que a tarefa deve ser finalizada, quem é responsável pela execução e qual a prioridade.
Veja só como funciona na prática:
Para um prazo de contestação, é possível criar o fluxo que engloba tarefas como 'Analisar a petição inicial', 'Reunir documentos com o cliente' e 'Redigir contestação';
Para uma audiência de instrução, essas tarefas poderiam ser: 'Revisar depoimento do cliente', 'Enviar lembrete de audiência' e 'Incluir ata no sistema'.
Além de economizar um bom tempo na criação individual de cada uma dessas tarefas, você ainda reduz o risco de esquecer etapas importantes, organiza melhor sua agenda e adiciona maior previsibilidade à sua rotina.
Inclusive, esta é uma das funcionalidades preferidas de clientes Astrea. Afinal, ela permite a adaptação à realidade do seu escritório, com modelos personalizados de acordo com o tipo de ação ou área de atuação. No fim das contas, é menos retrabalho, mais padronização e um cuidado extra com a qualidade das suas entregas.
Aproveite a sugestão inteligente de prazos
A sugestão inteligente de prazos é mais um dos atalhos do Astrea para você criar atividades na agenda. Funciona da seguinte forma: ao receber uma publicação, a plataforma analisa automaticamente todo o conteúdo dela e indica quantos dias você tem para concluir a ação.
Basta aceitar a sugestão com um clique e, na sequência, um pop-up será aberto para você finalizar a criação do prazo. A data sugerida pode ser mantida ou ajustada – o controle é seu. Essa agilidade transforma o tratamento das publicações em algo muito mais fluido e rápido.
Essa funcionalidade está disponível em todos os planos. Então, não perca a chance de ganhar tempo e confiança nas suas decisões desde já!
Agora que você conhece melhor essas funcionalidades, é hora de destravar sua próxima fase no Astrea com mais controle e inteligência na gestão de prazos e atividades. Com os recursos certos, sua rotina deixa de ser apenas reativa e passa a funcionar de forma mais fluida, previsível e estratégica.
O Astrea está aqui para facilitar esse caminho – e tudo começa com o seu próximo clique.