As atividades predefinidas são modelos de tarefas que você cria uma única vez para usar sempre que aquela situação se repetir na sua rotina. Ou seja, uma série de tarefas-padrão que sofrem poucas alterações de caso para caso.
Quando você as cadastra de acordo com a realidade do seu escritório, consegue aplicar esses fluxos de trabalho sem depender da memória. Com poucos cliques, é possível incluir atividades que já trazem sugestões de prazo, responsáveis e nível de prioridade.
Neste artigo, você vai conferir:
Como criar as listas de atividades predefinidas;
Como adicionar as atividades predefinidas aos prazos e audiências.
❗ Importante: as atividades predefinidas estão disponíveis para os planos Company e VIP.
Como criar as listas de atividades predefinidas?
Passo 1: No menu de Administração do seu Astrea (⚙️), acesse a aba Atividades predefinidas e clique no botão ‘Criar nova lista’.
Passo 2: Na tela de criação das atividades predefinidas, preencha as informações solicitadas: título, data de tarefa, prioridade e responsável.
💡 Dica: Ao criar o título das listas de atividades predefinidas e de cada tarefa, é importante especificar bem a situação. Quanto mais fácil de entender a descrição, mais simples será saber em quais ocasiões utilizar as atividades e o que precisa ser feito, sem dúvidas ou interpretações diferentes.
Esse cuidado contribui para a padronização dos fluxos de trabalho e alinha as expectativas, principalmente quando há mais pessoas envolvidas. Afinal, as listas de atividades predefinidas ficam disponíveis para todos os usuários da conta Astrea.
Passo 3: Note que, em ‘Data da tarefa', é possível escolher entre somar ou subtrair dias (úteis ou corridos) da data do evento ou até mesmo da data de criação da atividade no Astrea.
Na prática, tudo o que precisa acontecer antes do evento deve ter a data subtraída. Já as atividades que acontecem depois da realização devem ter a data somada. Confira o exemplo abaixo!
Passo 4: Assim que preencher as informações, clique em ‘Salvar'. Essa lista fica salva junto às outras — e você pode editá-la ou excluí-la a qualquer momento, clicando nos ícones de lápis (✏️) ou lixeira (🗑️), respectivamente.
Como adicionar as atividades predefinidas aos prazos e audiências?
Após a criação das listas de atividades predefinidas, você pode adicioná-las aos seus prazos e audiências para ganhar agilidade na rotina. A seguir, você confere o passo a passo detalhado.
Passo 1: Crie um prazo ou audiência referente à publicação. Agora, passe o mouse sobre o card criado e clique no ‘+’, selecionando a opção ‘Adicionar atividades predefinidas'.
Passo 2: Escolha a lista de atividades predefinidas que deseja incluir e clique em ‘Adicionar’.
Passo 3: Após adicionar a lista, as atividades que você definiu anteriormente já aparecerão com as datas calculadas automaticamente (como na imagem abaixo).
Passo 4: Ao voltar para o tratamento da publicação, você vai perceber que o as atividades já estão programadas dentro do prazo. Para finalizar o tratamento, clique em Concluir e pronto! Elas vão aparecer na sua Agenda conforme a data indicada.
Caso você tenha alguma dúvida sobre o Astrea, entre em contato com o Suporte via chat para que possamos ajudar.
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