Uma caixa de entrada organizada é um passo essencial para ganhar produtividade no dia a dia. Com os e-mails no local mais indicado, você consegue agrupar aquelas mensagens menos importantes ou repetidas, sem ocupar demais a sua visão do que realmente importa.
Para isso, nada melhor que configurar filtros que arquivam e categorizam automaticamente os e-mails.
Neste artigo, vamos descobrir:
Como criar filtros no Gmail
Passo 1: Abra o seu Gmail, localize o e-mail que deseja filtrar e clique na caixa de seleção ao lado esquerdo da mensagem.
Passo 2: Com o e-mail selecionado, clique no ícone de três pontinhos na parte superior da tela e selecione a opção ‘Filtrar mensagens assim'.
Passo 3: Uma caixa de regras aparecerá na sua tela. Agora, preencha com as informações necessárias, evitando inserir caracteres especiais.
Passo 4: Ao finalizar a criação dos critérios, clique em ‘Criar filtro'.
Passo 5: Uma nova tela surgirá com opções de o que fazer com as mensagens que apresentarem as regras de filtragem. Para arquivar esses e-mails, escolha ‘Ignorar a caixa de entrada’ (Arquivar)' e ‘Aplicar o marcador'. Neste último, clique também em ‘Escolha um marcador’.
Passo 6: se você já tiver um marcador criado, procure por ele na lista que abrirá na sua tela. Mas se ainda não tiver, selecione a opção ‘Novo marcador' para criá-lo.
Passo 7: A próxima etapa é clicar em ‘Criar filtro’e pronto! A partir de agora, todos os e-mails com o assunto ou as regras estabelecidas serão enviados para o marcador selecionado. Você o encontra no menu do Gmail que fica no canto esquerdo da tela.
💡 Dica: você pode estar se perguntando por que não marcar somente a opção ‘Ignorar a caixa de entrada’ (Arquivar)', certo? Por mais que ela também seja indicada para e-mails menos importantes, recomendamos os marcadores para facilitar a localização dessas mensagens, caso você precise consultá-las em algum momento.
Além do arquivamento, há outras opções de filtragem que podem ser muito úteis para sua organização. Por exemplo:
‘Sempre marcar como importante’: para e-mails que você não pode perder;
‘Excluir’: para mensagens promocionais de remetentes específicos;
‘Encaminhar’: para enviar automaticamente a outro e-mail (como o do seu contador ou setor financeiro).
Como criar filtros no Outlook
Passo 1: Abra seu Outlook (ou Hotmail) e localize o e-mail para o qual deseja criar um filtro. Clique sobre ele com o botão direito do seu mouse e selecione a opção ‘Regras'.
Passo 2: Agora, clique em ‘Criar regra'.
Passo 3: Preencha os campos disponíveis para definir quais critérios serão usados. Recomendamos:
Adicionar a condição ‘Assunto inclui’ e inserir os termos comuns às mensagens que você deseja filtrar;
Adicionar a ação ‘Mover para’ e selecionar a pasta desejada;
Se não ainda não tiver pastas criadas, é só clicar em ‘Selecionar uma pasta’ e, em seguida, ‘Criar uma pasta'.
Passo 4: Após finalizar todas as regras, clique em ‘Salvar'.
Caso você tenha alguma dúvida sobre o Astrea, entre em contato com o Suporte via chat para que possamos ajudar.
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