A Agenda e a Área de Trabalho do Astrea podem ser o “GPS do seu escritório". Mas, para isso, é preciso voltar alguns passos e entender como utilizar os recursos do produto de forma estratégica – e não reativa. Um dos maiores exemplos disso são as tarefas.
Há quem as registre no sistema apenas para não esquecer algo importante, o que não é errado! Mas esse uso pode ser muito mais estratégico, transformando o Astrea em uma ferramenta de controle, planejamento e priorização.
Com um registro completo das tarefas, os minutos gastos nesse momento se revertem em muitos benefícios no futuro próximo.
Neste conteúdo, você vai entender como usar os principais recursos relacionados às tarefas no Astrea para conquistar mais produtividade no seu dia a dia. E o melhor: sem complicação.
1. Crie listas e organize as demandas por contexto
Você sabia que é possível criar listas de tarefas para categorizar as suas demandas? Com elas, é possível organizar a rotina por contexto e não somente por uma prioridade imediata. Esse é o recurso ideal para reduzir o ruído mental e trabalhar com mais foco, localizando mais facilmente as atividades e até verificando quais delas exigem mais da sua atenção.
Além disso, você evita misturar demandas pessoais com profissionais, já que é possível criar listas diferentes para elas. Vale lembrar que elas aparecem apenas na sua Área de Trabalho, então, são totalmente suas! Ideais para personalizar o seu Astrea e adaptá-lo ao seu advogar, concorda?
👉 Como funciona na prática:
João tem uma agenda corrida: pelo menos dois dias da semana fica a tarde toda fora do escritório, resolvendo pendências importantes. Para não acumular as demandas rotineiras do escritório, criou uma lista chamada 'Retornos rápidos'. São tarefas menos complexas, que ele consegue concluir rapidamente.
Assim, quando tem 15 minutos livres entre uma audiência e outra, por exemplo, abre essa lista na Área de Trabalho do Astrea para otimizar o dia. Depois que ele adotou esse hábito, agora não perde mais tempo pensando "por onde começar": tem muito mais controle sobre a própria rotina.
Sabe o que é melhor? Você pode criar quantas listas quiser – e editá-las também, quando não estiverem fazendo sentido para sua realidade. Por exemplo, se criou um nome que está causando confusões, basta alterá-las, sem prejudicar em nada o funcionamento do produto.
2. Deixe seus registros mais completos
Sabe como é a rotina de um escritório: tarefas importantes podem ser compartilhadas a qualquer momento com outros colaboradores. Também há aqueles momentos de reajuste de demandas, em que uma pessoa começa a acompanhar o processo que estava com outra anteriormente. Nesse sentido, todo cuidado com os registros não é apenas zelo: é estratégia para construir um histórico de valor.
Para facilitar esse objetivo, comece a padronizar. Por exemplo, o nome da tarefa deve ser apenas um resumo da atividade que você precisa realizar, mas escrito de uma forma em que todos consigam entender. Inclua também registros como o prazo para finalização, a prioridade, o processo, caso ou atendimento a que se refere, responsáveis e envolvidos.
A ideia é ter clareza sobre o que foi feito, por quem e qual o status. E que tal ir além do básico? Depois de criar a tarefa, você também pode adicionar informações complementares, comprovantes, imagens, documentos ou links na área de comentários. Assim, todas as decisões e ações ficam centralizadas em um lugar.
💡 Dica: Se você trabalha com outras pessoas dentro do Astrea, uma possibilidade disponível é delegar uma tarefa a elas. Quando se faz isso, o usuário recebe uma notificação na Central de Alertas, e a tarefa aparece com a etiqueta de 'Recebida'.
Ao incluir essa prática no dia a dia do escritório, você perceberá melhorias na comunicação interna e na distribuição de responsabilidades. Afinal, assim que a tarefa é concluída, é possível acompanhar o histórico direto no card da atividade.
3. Use os filtros para visualizar somente o que deseja
A Área de Trabalho pode ser o guia que você precisa para descobrir por onde começar as suas atividades do dia. Para isso, basta selecionar o filtro que melhor se adapta ao que deseja. Vamos supor que a ideia seja ver primeiro as mais tarefas mais urgentes. Nesse caso, a melhor opção é ‘Ordenar por prioridade'.
Como vemos na imagem abaixo, ainda é possível ‘Ordenar por data’ e ‘Ordenar alfabeticamente’, além de selecionar em qual das listas deseja pesquisar.
Já a Agenda expande a sua visão – assim como a possibilidade de filtrar as tarefas. Por ali, você escolhe a melhor forma de acompanhar essas atividades: por lista, dia, semana ou mês. Também consegue separar somente as tarefas e seu status. Ou seja, caso queira consultar algo feito no mês passado, selecione a opção 'Concluídas'.
💡 Dica: Quer pesquisar as tarefas de um processo ou cliente específico? Isso é possível no Astrea – e de uma forma bem mais fácil do que a busca manual. É só clicar no ícone de lupa (🔍) que fica ao lado do símbolo de etiquetas na sua Agenda.
Essa pesquisa é muito útil para aqueles momentos em que você está se preparando para uma reunião com o cliente e quer revisar tudo o que já foi feito. Ou, então, para identificar algumas pendências relacionadas a um caso que estava parado.
4. Inclua etiquetas para categorizar e filtrar as demandas
Usar esses marcadores pode ser a chave para manter tudo sob controle, ainda mais se você lida com diversos tipos de tarefa na sua rotina. Afinal, elas permitem a segmentação por urgência, assunto, área de atuação ou o que for da sua preferência.
A vantagem está justamente nisto: a criação de um sistema de organização inteligente e 100% personalizado para a realidade do seu escritório.
E não só para a visualização. As etiquetas também são úteis para gerar relatórios personalizados. Ao aplicar um filtro e imprimir suas tarefas, você pode criar uma versão enxuta e categorizada da sua lista de atividades – ideal para levar em reuniões ou usar no planejamento da semana.
5. Registre e acompanhe tarefas mesmo fora do escritório
A rotina jurídica nem sempre acontece diante do computador. Às vezes, aparecem demandas enquanto você está esperando uma audiência ou até durante uma conversa presencial com um cliente. Por isso, é sempre bom ter em mão um registro prático e rápido para não contar apenas com a memória.
A sorte é que você pode acessar as atividades pelo seu celular, no aplicativo Astrea. A página inicial já mostra as suas tarefas, incluindo as possibilidades de categorização por filtros e etiquetas. Também consegue inserir as demandas em poucos cliques, com os mesmos campos disponíveis na versão web do produto.
Lembre-se de anotar tudo o que precisa fazer, indicar prazos e selecionar etiquetas para segmentar essa tarefa – assim como faria pela plataforma web. Assim, você libera espaço na sua mente para as decisões estratégicas e pode confiar que o Astrea te guia na conclusão dos compromissos.
Essas ações simples podem parecer pequenas, mas ajudam a criar um sistema de trabalho bem mais produtivo. Ao utilizar os recursos do Astrea de forma estratégica, você investe não só nessa produtividade, mas também em tranquilidade, sabendo que nada importante vai passar despercebido.
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