❗ Importante: o módulo Workflows está disponível gratuitamente para os planos Company e VIP.
O Workflows é um módulo do Astrea que permite criar fluxos de atividades personalizados para padronizar e automatizar a rotina do seu escritório. Com ele, você configura uma sequência de atividades uma única vez e pode reutilizá-la sempre que aquela situação se repetir.
Ao estruturar workflows de acordo com os processos do seu escritório, você reduz retrabalho, garante mais consistência na execução das atividades e evita depender da memória da equipe. Além disso, cada fluxo pode trazer informações como responsáveis, prazos relativos, prioridades e checklists para orientar a execução de cada etapa.
Neste artigo, você vai conferir como:
Acessar o módulo Workflows;
Criar um novo workflow;
Editar e gerenciar workflows;
Aplicar workflows em tarefas, eventos, prazos e audiências.
Como acessar o módulo Workflows
O módulo está disponível sem custos adicionais para escritórios dos planos Company e VIP, sem necessidade de qualquer ativação. Para acessar, basta localizar a opção 'Workflows' na barra lateral do Astrea e clicar sobre ela.
💡 Dica: se o seu escritório utiliza um dos planos Light, Up ou Smart, você também pode conhecer o Workflows. Nesses planos, o módulo aparece na barra lateral acompanhado de um cadeado.
Ao clicar nele, você encontra mais informações sobre a funcionalidade e pode iniciar uma conversa, sem compromisso, com nosso time para conhecer as opções de upgrade.
As permissões do módulo variam de acordo com o perfil de acesso da usuária no Astrea:
Administradoras: podem visualizar, criar, editar e excluir workflows.
Demais perfis: podem acessar o módulo e visualizar os workflows existentes, mas não podem criar, editar ou excluir fluxos. Nesses casos, será exibida a mensagem: "Apenas administradores do escritório podem criar e editar os workflows."
Depois que um workflow é criado, qualquer pessoa do escritório pode utilizar ele em tarefas, eventos, prazos e audiências, independentemente do seu perfil de acesso.
Como criar um novo workflow
Passo 1: no módulo Workflows, clique no botão azul 'Criar workflow'. Se este for o primeiro workflow do seu escritório, o botão aparecerá no centro da tela. Caso contrário, ele ficará localizado no canto superior direito, com o texto 'Novo workflow'.
Passo 2: na tela de criação, informe um título para o workflow e, se desejar, adicione uma descrição para indicar em quais situações ele deve ser utilizado.
Passo 3: em seguida, clique em 'Adicionar atividade' e preencha as informações desejadas no lado esquerdo da tela:
Título da tarefa;
Data da tarefa;
Prioridade da tarefa;
Responsável pela tarefa;
Etiquetas da tarefa;
Opção “Criar outra” (para adicionar automaticamente um novo rascunho de tarefa ao workflow após salvar a tarefa atual).
Depois de concluir a configuração da atividade, clique em 'Salvar'.
💡 Dica: para economizar ainda mais tempo, você pode duplicar uma atividade já configurada. Basta clicar no menu de três pontos da atividade e selecionar 'Duplicar'. Em seguida, faça apenas os ajustes necessários na cópia criada.
Passo 4: repita o passo anterior até adicionar todas as atividades desejadas ao workflow. Quando terminar, clique em 'Salvar workflow'.
Pronto! Agora, o fluxo está criado e pode ser aplicado por qualquer pessoa do escritório em tarefas, eventos, prazos ou audiências.
Como editar e gerenciar seus workflows
Depois de criar seus workflows, você poderá visualizar todos eles na página inicial do módulo. Para expandir um workflow e visualizar as atividades que fazem parte dele, clique no ícone de seta para baixo (⬇️). Em cada atividade, serão exibidos o título, a data, o responsável, a prioridade e as etiquetas.
Se precisar editar um workflow, basta clicar no ícone de lápis (✏️). A tela de edição é a mesma utilizada na criação do fluxo, permitindo alterar qualquer informação das atividades, além de adicionar novas ou remover as existentes.
Após realizar as alterações, clique em 'Salvar workflow' para que elas sejam aplicadas nas próximas utilizações do workflow.
Por fim, ao clicar no ícone de três pontos ao lado do workflow, é possível excluir ou duplicar o fluxo.
💡 Dica: se você precisa criar um workflow semelhante a outro já existente, utilize a opção “Duplicar”. Assim, você aproveita toda a estrutura já configurada e precisa apenas ajustar as informações que forem diferentes para o novo fluxo.
Como adicionar workflows às tarefas, eventos, prazos e audiências?
Passo 1: crie ou abra uma tarefa, evento, prazo ou audiência. Clique no botão 'Adicionar workflows' na parte inferior do card da atividade.
Passo 2: você vai ver uma lista com todos os workflows criados no escritório. Selecione o fluxo desejado e clique em 'Adicionar'.
Passo 3: após adicionar o workflow, todas as atividades configuradas serão criadas automaticamente, com as datas calculadas de acordo com a configuração definida no fluxo.
Caso tenha adicionado um workflow por engano, você pode remover clicando no ícone da lixeira (🗑️) ao lado do fluxo e, em seguida, confirmar a ação no botão vermelho 'Excluir'.
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