Quase tudo o que o seu escritório faz em nome de um cliente começa na ficha do contato no Astrea.
É dela que saem os dados usados para emitir boletos, enviar notificações, compartilhar informações pelo WhatsApp e preencher documentos. Quando essa ficha está completa, tudo acontece sem que você precise pensar.
Sem essas informações, basta um dia mais corrido para o problema aparecer: o prazo aperta e você precisa interromper o que está fazendo porque faltou um dado para enviar uma cobrança.
A boa notícia é que manter esse cadastro em ordem custa pouco, principalmente quando isso vira um hábito. Neste artigo, você vai ver quais informações merecem mais atenção e por quê.
❗️ Importante: algumas funcionalidades citadas neste artigo têm disponibilidade por plano:
Portal do Cliente e tradução do juridiquês com IA: Smart, Company e VIP;
Envio por WhatsApp integrado: Up, Smart, Company e VIP, mediante contratação do turbo.
Uma ficha, muitos usos: o que depende do cadastro do cliente
O cadastro do contato não influencia só um recurso. Na prática, ele serve de base para diferentes atividades do escritório e evita que você precise preencher as mesmas informações várias vezes — ou não consiga completar uma tarefa por falta de dados.
O e-mail, por exemplo, é usado tanto para cobranças quanto para notificações de andamento e acesso ao Portal do Cliente. Já o telefone pode servir para comunicação e também para envios pelo WhatsApp.
Entenda como isso acontece!
Cobrança e financeiro
Sempre que o Astrea gera um boleto, ele busca automaticamente na ficha do contato os dados do pagador, como nome, CPF ou CNPJ, endereço e e-mail. Quando essas informações já estão preenchidas, a cobrança sai pronta. Se algum campo estiver vazio, o preenchimento passa a ser manual a cada emissão.
O mesmo cadastro também vale para a régua de cobrança, responsável por enviar lembretes automáticos antes e depois do vencimento.
Há ainda um detalhe que costuma passar despercebido até a hora de fechar as contas. Na aba 'Documentação' da ficha do cliente, informar que a pessoa jurídica é optante pelo Simples Nacional permite que o Astrea calcule corretamente a dedução de impostos sobre os honorários.
Comunicação com o cliente
Cliente informado cobra menos explicação. As notificações automáticas de andamento, a tradução do juridiquês com IA e o envio pelo WhatsApp dependem dos campos e-mail e telefone preenchidos corretamente.
No caso do WhatsApp, há uma exigência específica — o número precisa estar cadastrado com DDD e marcado como WhatsApp na ficha. Sem isso, o envio não aparece como opção.
Relacionamento
A ficha do contato também ajuda a fortalecer o relacionamento com os clientes.
O Astrea avisa quando um cliente faz aniversário, com uma notificação antecipada na Central de Alertas.
É uma lembrança simples, mas que pode tornar a experiência de quem contrata seus serviços mais próxima e personalizada — desde que a data de nascimento esteja preenchida.
Quais campos merecem mais atenção
Nem todo campo do cadastro tem o mesmo impacto. Se você não sabe por onde começar, estes são os dados que mais costumam gerar retrabalho quando ficam em branco.
Campo | O que depende dele |
CPF ou CNPJ | Emissão de boleto e modelos de documento |
Endereço completo | Dados do pagador no boleto |
Régua de cobrança, notificações de andamento, Portal do Cliente | |
Celular / WhatsApp | Envio de boletos, andamentos e mensagens pelo WhatsApp |
Data de nascimento | Lembrete de aniversário na Central de Alertas |
Perfil (cliente ou contato) | Organização da base e filtros |
Pessoa jurídica e Simples Nacional | Cálculo automático da dedução de impostos |
💡 Dica: mesmo mantendo o hábito de atualizar os cadastros, vale prestar atenção também nos contatos duplicados.
A busca automática agiliza o cadastro de processos porque cria as fichas dos clientes e contatos envolvidos. Em alguns casos, porém, um mesmo cliente pode aparecer com grafias diferentes nas informações do processo. Quando isso acontece, o sistema pode criar cadastros separados para preservar esses registros.
A função ‘Mesclar’ resolve isso. Basta selecionar os cadastros duplicados e escolher quais informações manter em cada campo. Vale fazer uma varredura periódica, principalmente depois de importar processos em lote.
Dicas para colocar a base em ordem sem parar tudo
Revisar os cadastros de contatos não precisa virar mutirão. A forma mais sustentável é combinar um esforço inicial focado e um hábito que se mantém sozinho depois. Aqui vão as nossas sugestões!
Comece por quem você cobra
Se o seu escritório emite boletos com frequência, comece pelos clientes que mais recebem cobranças. São esses cadastros que mais impactam a rotina financeira: uma ficha completa evita preenchimentos manuais e ajuda a garantir que a emissão aconteça rapidamente, mesmo nos dias de maior movimento.
Use os filtros e etiquetas
No módulo Contatos, dá para filtrar só quem é seu cliente de fato e facilitar a gestão das informações. Assim, você já elimina na visualização outros tipos de cadastro.
Se o escritório usa etiquetas para identificar clientes importantes, áreas de atuação ou qualquer outro critério interno, vale combiná-las com os filtros. Assim, fica mais fácil localizar grupos específicos de clientes sem precisar percorrer toda a lista de contatos.
Complete na hora do atendimento
Esta é a mudança que realmente sustenta o resto: comece o cadastro no primeiro atendimento. Se você coloca como etapa obrigatória, os minutos gastos nesse momento vão fazer toda a diferença no futuro.
Também é importante conferir e atualizar novamente a ficha sempre que falar com um cliente e uma informação nova aparecer (mudou de endereço, trocou de telefone, abriu empresa).
Vale a reflexão: quanto tempo por mês seu escritório gasta procurando informação que já deveria estar no sistema?
Se a resposta incomodar, comece aos poucos, pelo que é prioridade. O restante vem no ritmo do atendimento.
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