Todo escritório tem atividades que se repetem. Algumas acontecem quando um novo cliente chega, outras antes de uma audiência, no fechamento do mês ou na preparação de uma reunião. Quando esse jeito de trabalhar não está registrado, cada pessoa fica livre para executar as etapas do próprio jeito.
O módulo Workflows existe justamente para transformar essas rotinas em um padrão: você configura um fluxo de atividades uma única vez no Astrea e reaplica sempre que a situação se repetir.
Reunimos 6 práticas para ir além do básico e explorar o módulo para sustentar a rotina do escritório inteiro. Confira!
❗️ Importante: o módulo Workflows está disponível gratuitamente para os planos Company e VIP.
Transforme a descrição em um guia operacional
O campo de descrição de um workflow pode ser ainda mais estratégico na rotina do seu escritório. Basta explicar ali em que situação ele deve ser aplicado, onde encontrar as informações necessárias e o que se espera de cada entrega.
Preenchida assim, a descrição funciona como uma versão simplificada de um Procedimento Operacional Padrão (POP). Vale investir alguns minutos a mais nesse campo, porque o retorno aparece toda vez que alguém da equipe aplica o fluxo sem precisar perguntar "isso é pra quando mesmo?".
O ganho é maior ainda na integração de novos colaboradores, que passam a executar o padrão do escritório com autonomia, sem depender de alguém explicando cada fluxo por perto.
Mapeie os momentos que se repetem — não só os prazos e as audiências
Um workflow pode ser aplicado a qualquer tarefa, evento, prazo ou audiência. Isso amplia bastante o campo de uso do recurso, para muito além dos ritos processuais. É aí que entram no radar as rotinas administrativas e de relacionamento que também se repetem no escritório.
Vale começar listando os momentos recorrentes da sua rotina, como o onboarding de um novo cliente, o fechamento mensal e a reunião de alinhamento de time. Depois, checar quais deles já são executados sempre da mesma forma e ir para o próximo passo: o de montar os fluxos.
Divida entregas complexas em checklists, sem criar novos cards
Já começou uma entrega tão grande costuma gerar dois problemas que ficou difícil acompanhar o andamento real dela? E pior: teve que criar várias tarefas separadas para cada microetapa? Então, você provavelmente vai gostar desta dica.
A aba 'Checklist' resolve duas questões ao mesmo tempo: permite criar até 30 itens por lista e até 5 listas por atividade. Ou seja: tudo em um mesmo lugar, sem poluir a Agenda.
Ainda traz uma barra de progresso que se atualiza a cada item concluído e que permite reabrir itens sempre que algo precisar ser revisto.
Você pode usar o workflow para estruturar as atividades do fluxo e a checklist para as etapas dentro de cada demanda. Isso evita cobranças soltas de status, porque o andamento fica visível para a equipe inteira sem que ninguém precise perguntar.
💡 Dica: a checklist não é exclusiva do Workflows. O recurso está disponível sem custo adicional em tarefas e eventos para todos os planos do Astrea — e também em prazos e audiências nos planos Company e VIP.
Use a navegação rápida para circular entre as atividades
Um workflow aplicado gera várias atividades de uma vez, e a tendência natural é voltar ao processo a cada conferida. Os links de navegação que aparecem na parte superior do card resolvem isso: eles mostram onde você está e permitem alternar entre cards com um clique só.
Na prática, isso muda o jeito de revisar um fluxo recém-aplicado. Em vez de acumular abas e recomeçar buscas do zero, você percorre as atividades com menos esforço para se localizar.
Duplique em dois níveis: a atividade e o workflow inteiro
Nem todo fluxo novo precisa nascer do zero. Foi pensando nisso que o Astrea criou a possibilidade de duplicar atividades dentro do workflow pelo menu de três pontos. E isso é muito útil quando duas tarefas do mesmo fluxo se parecem, mudando só o prazo ou o responsável.
Gostou? Então aqui vai outra boa notícia: quando é o workflow inteiro que se parece com outro que o escritório já tem, a duplicação do fluxo completo poupa ainda mais tempo do que remontar tudo peça por peça.
❗️ Importante: para criar e editar workflows, você precisa ter acesso à Administração (⚙️) do Astrea. Caso não tenha essa permissão, converse com a gestão do escritório.
Etiquete as atividades do workflow desde a criação
Muitas vezes, as etiquetas entram depois, quando precisamos filtrar um grupo de atividades. Configurá-las já na criação do workflow inverte essa lógica: toda vez que o fluxo é aplicado, as tarefas nascem com esse filtro a mais, sem depender de ninguém lembrar de fazer isso no meio da correria.
O critério de etiqueta é uma escolha estratégica do escritório — e pode ser por área do direito, tipo de cliente, etapa do fluxo e assim por diante. Definido isso uma vez dentro do workflow, a leitura da carga de trabalho fica pronta para quando ela for necessária.
Um escritório que trata o Workflows como parte da rotina, e não apenas como um recurso pontual, colhe o resultado em cada novo caso que entra. Então, a pergunta deixa de ser "por onde eu começo?" e passa a ser só "qual fluxo eu aplico aqui?".
Agora é com você. Experimente estas dicas na prática.
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