Confira o vídeo e veja como funciona o módulo de Gestão Kanban:
Sabemos que gerenciar as atividades do escritório pode ser um desafio, especialmente quando há várias demandas acontecendo ao mesmo tempo. Pensando em trazer mais visibilidade, organização e controle para essa rotina, o Astrea conta com o módulo de Gestão Kanban.
Com ele, você reúne as atividades do escritório em um único painel e organiza o trabalho por etapas de progresso, facilitando o acompanhamento das demandas e a identificação do que precisa de atenção.
Neste artigo, você vai aprender como:
Como acessar o módulo de Gestão kanban
Para começar, a boa notícia é que o módulo não exige nenhuma configuração ou ativação prévia. Ele já está pronto para uso, sem custo adicional, nos planos Up, Smart, Company e VIP.
Para acessá-lo, basta clicar em Gestão Kanban no menu lateral esquerdo do Astrea.
No primeiro acesso ao módulo, você verá uma tela semelhante à apresentada na imagem abaixo.
No primeiro acesso, você encontrará um quadro padrão com três colunas fixas: A Fazer, Fazendo e Concluída. Essa estrutura inicial já permite começar a organizar a rotina do escritório de forma visual.
Se preferir, você também pode criar novos quadros e personalizar as colunas de acordo com o fluxo de trabalho do seu escritório. Mais adiante, explicaremos como fazer essas configurações.
Cada card inserido painel reúne as principais informações da atividade, facilitando a visualização e o acompanhamento das demandas:
Título (se a atividade não tiver um título, será exibido o campo Descrição);
Data (corresponde ao prazo da tarefa);
Responsável (iniciais do nome);
Processo/Caso;
Etiquetas (quando houver).
À medida que a atividade cadastrada no Kanban avança, você pode movê-la entre as colunas para manter o quadro atualizado. Para isso, clique e mantenha o botão do mouse pressionado sobre o card, arraste-o até a coluna desejada e solte. Você também pode alterar a coluna diretamente na própria atividade.
Como adicionar as atividades do escritório no quadro
Para começar a preencher o Kanban, clique em Nova atividade na coluna que melhor representa o status de progresso da atividade.
Os tipos de atividade disponíveis dependem do seu plano:
Up e Smart: podem criar tarefas e eventos;
Company e VIP: além de tarefas e eventos, também podem criar prazos e audiências.
Vamos usar uma tarefa como exemplo. Preencha o formulário como de costume, mas fique atento aos campos abaixo para garantir que a atividade apareça no Kanban:
Data: para que a atividade apareça no quadro do Kanban, é necessário informar uma data. Caso contrário, ela não será exibida neste módulo, mas continuará disponível na área de trabalho e nos demais locais do Astrea.
Quadro do Kanban: nas novas atividades, o campo vem preenchido por padrão com Kanban Padrão. Se preferir, você pode selecionar outro quadro criado anteriormente. Caso não queira que a atividade apareça em nenhum quadro, selecione a opção Nenhum.
Coluna do Kanban: por padrão, a atividade será adicionada à coluna A Fazer do quadro selecionado. Mas você pode alterar essa opção e escolher qualquer outra coluna disponível no quadro.
Por fim, clique em Salvar. Pronto! A atividade foi adicionada à Agenda do Astrea e ao Kanban.
Lembre-se de que cada atividade pode estar vinculada a apenas um quadro e uma coluna por vez.
Você também pode criar atividades em outros pontos do Astrea, como pelo módulo Agenda ou pelo menu superior da plataforma (no ícone de +). Depois de cadastradas, elas poderão ser acompanhadas e movimentadas no Kanban.
As atividades geradas automaticamente pelo Astrea, como as criadas por atividades predefinidas, por exemplo, também podem ser adicionadas automaticamente ao Kanban.
❗ Importante: atividades criadas antes da disponibilização do módulo de Gestão Kanban não serão adicionadas automaticamente ao painel, mesmo que tenham uma data futura.
Para incluí-las no quadro, edite a atividade e, no campo Quadro do Kanban, selecione aquele no qual deseja adicioná-la. Em seguida, escolha a coluna correspondente no campo Coluna do Kanban.
Depois de salvar, a atividade será exibida no painel, desde que tenha uma data preenchida.
Como movimentar e editar atividades
Com as atividades cadastradas no Kanban, você pode movê-las entre as colunas de duas formas:
Arrastando o card: clique e mantenha o botão do mouse pressionado sobre o card, arraste-o até a coluna desejada e solte;
Editando a atividade: abra o card e altere o campo Coluna do Kanban para a coluna desejada.
O que acontece no Kanban também se reflete na Agenda
O Kanban e a Agenda do Astrea estão integrados. Por isso, algumas alterações feitas em um local também são refletidas automaticamente no outro.
Conclusão de atividades
Ao mover uma atividade para a coluna Concluída (ou para a última coluna de um quadro personalizado) ela será marcada como concluída automaticamente na Agenda.
Da mesma forma, ao marcar uma atividade como concluída na Agenda, ela será movimentada automaticamente para a coluna Concluída no Kanban.
Reabertura de atividades
Se você mover uma atividade concluída para outra coluna do Kanban, ela será reaberta automaticamente na Agenda.
Se você desmarcar a conclusão de uma atividade na Agenda, ela será movimentada para a coluna A Fazer (ou para a primeira coluna de um quadro personalizado) no Kanban.
Cancelamento de atividades
Ao cancelar uma atividade na Agenda ou em outro local do Astrea, ela será movimentada para a coluna Concluída (ou para a última coluna de um quadro personalizado) no Kanban.
Como editar uma atividade pelo Kanban
Os campos disponíveis nos cards de tarefas, eventos, prazos e audiências são os mesmos que você encontra na Agenda e em outros locais do Astrea. A exceção são os campos Quadro do Kanban e Coluna do Kanban, que são específicos do módulo.
Por isso, para editar uma atividade, basta abrir o card e alterar os campos desejados.
Como excluir atividades do quadro
Existem duas formas de remover uma atividade do Kanban, dependendo do que você deseja fazer com ela:
Remover a atividade do Kanban sem excluí-la do Astrea
É possível remover uma atividade do painel sem excluí-la do Astrea. Dessa forma, ela continuará disponível na Agenda e nos demais locais da plataforma.
Para isso:
Clique na atividade que deseja remover do quadro;
No card aberto, clique no ícone de lápis, no canto superior direito;
Localize o campo Quadro do Kanban;
Altere a opção para Nenhum.
Clique em Salvar.
Veja o passo a passo no GIF abaixo:
Excluir a atividade do Kanban e do Astrea
Se você quiser excluir a atividade definitivamente, removendo-a do Kanban, da Agenda e dos demais locais do Astrea, siga estes passos:
Clique na atividade que deseja excluir;
No card aberto, clique no ícone de três pontos;
Selecione Excluir;
Clique no botão azul Confirmar.
Após a confirmação, a atividade será excluída do Kanban, da Agenda e dos demais módulos do Astrea.
Como utilizar os filtros para visualizar o que você precisa
Cada pessoa do escritório pode utilizar os filtros do Kanban para personalizar a visualização das atividades de acordo com o que precisa acompanhar.
Por padrão, o Kanban exibe as atividades do mês atual, mas você pode alterar o período para visualizar outras datas. Atividades sem data definida não aparecem no Kanban e continuam disponíveis na área de trabalho do Astrea.
Confira os filtros disponíveis no módulo:
Data ou período
Permite selecionar períodos predefinidos, como Hoje, Amanhã, Esta semana, Últimos 7 dias, entre outras opções, ou definir um período personalizado.
Em eventos que se estendem por mais de um dia, o Kanban considera apenas a data inicial para a exibição no período selecionado.
Pessoas e atribuições
Permite filtrar as atividades de acordo com a atribuição da pessoa: Responsável, Quem criou ou Envolvido e selecionar uma pessoa do seu escritório. É possível selecionar uma pessoa por vez.
Tipo de atividade e status
Permite filtrar as atividades de acordo com o tipo, considerando as opções disponíveis no seu plano no Astrea: Tarefas, Eventos, Prazos e Audiências.
Também é possível filtrar pelo status Cancelada, caso queira localizar atividades que foram canceladas.
Nos filtros por tipo de atividade, você pode selecionar uma opção por vez ou escolher Todas as atividades.
Etiquetas
Permite filtrar as atividades com base nas etiquetas adicionadas a elas durante a criação. É possível selecionar uma etiqueta por vez como filtro.
Pesquisa por palavra-chave
Permite encontrar atividades a partir de palavras-chave presentes na atividade, no processo ou no caso. Basta digitar o termo que deseja pesquisar para localizar as informações correspondentes.
❗ Importante: a visualização das atividades no Kanban segue as mesmas regras e permissões da Agenda. Isso significa que, se uma pessoa tiver permissão para visualizar uma atividade na Agenda, ela também poderá visualizá-la no Kanban.
Como criar e personalizar quadros e colunas
Além do quadro padrão, seu escritório pode criar quadros personalizados para adaptar o Kanban aos diferentes fluxos de trabalho da rotina.
A quantidade de quadros disponíveis varia de acordo com o plano contratado:
Plano | Número de quadros | Número de colunas por quadro |
Up | 2 (quadro padrão + 1) | 10 |
Smart | 3 (quadro padrão + 2) | 10 |
Company | 4 (quadro padrão + 3) | 10 |
VIP | 5 (quadro padrão + 4) | 10 |
O quadro padrão não pode ser editado nem excluído. Já os quadros personalizados podem ser criados, editados e excluídos por pessoas com perfil de administrador.
Para adicionar um quadro personalizado, clique no botão azul com o símbolo de adição (➕) no canto superior direito da tela e selecione Novo quadro.
A partir daí, você poderá definir o nome do quadro e configurar suas colunas de acordo com o fluxo de trabalho que deseja acompanhar.
Ao criar um novo quadro, a primeira e a última colunas são obrigatórias. Por isso, elas não podem ser excluídas, apenas renomeadas.
Nesta tela, você poderá:
Inserir o nome do novo quadro
Adicionar o nome de cada coluna
Criar novas colunas
Alterar a posição da coluna ao clicar no ícone e arrastar
Excluir colunas
Depois de configurar o quadro como deseja, clique no botão Salvar para concluir.
Como navegar, editar e excluir quadros e colunas personalizados
Navegar entre os quadros
Para alternar entre os quadros, clique no botão ao lado do nome do módulo. Uma aba será exibida com os quadros disponíveis para o escritório.
Depois, basta selecionar o quadro que deseja visualizar. O Kanban passará, então, a exibir as atividades vinculadas a ele.
Editar um quadro
Para editar um quadro personalizado, clique no ícone de três pontos e selecione Editar Quadro.
Na tela de edição, você poderá alterar as mesmas informações disponíveis durante a criação do quadro, como nome e colunas.
❗ Importante: se você excluir uma coluna intermediária de um quadro personalizado (ou seja, uma coluna que não seja a primeira ou a última), as atividades que estiverem nela serão movidas automaticamente para a primeira coluna do mesmo quadro.
Editar uma coluna
Também é possível personalizar individualmente cada coluna. Para isso, clique no ícone de três pontos ao lado da coluna e selecione Editar coluna.
Na janela que será aberta, você poderá alterar:
Nome da coluna;
Cor da coluna no Kanban.
Depois de fazer as alterações, clique em Confirmar.
Excluir um quadro
Para excluir um quadro personalizado, clique no ícone de três pontos e selecione Excluir quadro.
Antes da exclusão, o Astrea exibirá uma tela com informações sobre o que acontecerá com as atividades vinculadas ao quadro:
As atividades em andamento serão movidas para a coluna A Fazer do quadro padrão;
As atividades concluídas serão movidas para a coluna Concluída do quadro padrão.
Se estiver de acordo com esse comportamento, clique no botão vermelho Excluir quadro para confirmar a exclusão.
Como funcionam as permissões no Kanban
As ações disponíveis no Kanban variam de acordo com o perfil de acesso de cada pessoa no Astrea:
Perfil Administrador: pode criar e editar quadros, além de criar, editar e excluir colunas. Também pode mover e editar qualquer card do Kanban, independentemente de quem criou a atividade ou de quem é responsável por ela.
Perfil Coordenador: pode mover e editar qualquer card do Kanban. Para mover uma atividade para a coluna Concluída, porém, é necessário ter permissão para concluir atividades.
Outros perfis de acesso: podem atuar apenas nos cards de atividades que criaram ou pelas quais são responsáveis, respeitando as demais permissões configuradas no Astrea.
Quer entender melhor como funcionam os perfis de acesso no Astrea? Acesse 👉 este artigo e descubra qual perfil é mais adequado para cada pessoa do seu time, de acordo com as funções e responsabilidades no escritório.
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