Sabemos que a gestão de atividades do escritório é um desafio e tanto na rotina. Pensando em dar mais visão, controle e previsibilidade ao dia a dia, desenvolvemos o módulo de Gestão Kanban, que reúne todas essas atividades em um único lugar e organiza o trabalho por etapas de progresso.

Neste artigo, você vai aprender como:

Para começar, a boa notícia é que o módulo não precisa de nenhuma configuração prévia ou ativação: ele já está pronto para uso sem custo adicional para os planos Up, Smart, Company e VIP.

Para acessá-lo, basta clicar em ‘Gestão kanban’ no menu lateral do Astrea.

No seu primeiro acesso ao módulo, a sua tela deve aparecer como a imagem abaixo.

No primeiro momento, você terá um quadro padrão com três colunas fixas: ‘A Fazer’, ‘Fazendo’ e ‘Concluída’. Este quadro inicial já permite começar a organizar a rotina do escritório de forma visual. Se preferir, você também pode criar novos quadros e personalizar as colunas de acordo com o seu fluxo de trabalho, vamos explicar como fazer isso mais adiante.

Cada card no painel reúne as principais informações da atividade, facilitando a leitura rápida do que está em andamento:

Conforme a atividade cadastrada no Kanban for progredindo, você pode mover ela para as outras colunas, seja arrastando o seu card, ou alterando a coluna dentro da própria atividade.

Para começar a preencher o Kanban, clique em ‘Nova atividade’ na coluna que melhor represente o status de progresso da ação. Essa adição também pode acontecer em outros lugares do Astrea, como no módulo ‘Agenda’ ou barra superior.

Os tipos de atividade a serem criadas dependem do seu plano no Astrea: Up e Smart podem criar tarefas e eventos, enquanto Company e VIP também podem criar os dois anteriores, além de prazo e audiência.

Vamos usar uma tarefa como exemplo. Preencha o formulário como já costuma fazer, mas preste atenção a esses campos para garantir que a atividade apareça no Kanban:

Por fim, clique em ‘Salvar’ como já costuma fazer ao criar uma tarefa. E pronto! A atividade foi adicionada à agenda do Astrea e ao Kanban. É importante lembrar que cada atividade só pode estar em um quadro e uma coluna por vez.

Além das atividades manuais, aquelas criadas automaticamente (via atividades predefinidas ou outros métodos) também serão inseridas de maneira automática ao painel.

Com as atividades criadas no Kanban do seu escritório, você pode movê-las pelas colunas de duas maneiras: seja arrastando o card de uma coluna para outra, ou entrando no card em si e alterando o campo ‘Coluna do Kanban’ para a desejada.

Vale lembrar que o que acontece no painel também reflete no módulo ‘Agenda’ no Astrea. Vamos dar alguns exemplos:

Já os campos de cada card (tarefa, evento, prazo e audiência) são os mesmos que aparecem na agenda e em outros lugares do Astrea, com exceção dos campos ‘Quadro do Kanban’ e ‘Coluna do Kanban’. Por isso, a edição dos cards é semelhante.

A exclusão tem dois fluxos diferentes, que vamos explicar agora.

O primeiro é quando você quer remover a atividade do quadro, mas não quer excluir ela do Astrea. Para isso, é necessário editar a atividade e alterar o campo ‘Quadro do Kanban’ para ‘Nenhum’. Assim, ela não aparecerá mais no painel, mas continuará aparecendo na agenda e em outros módulos.

Já o segundo é caso você queira excluir a atividade do Kanban, da agenda e dos outros lugares no Astrea. Para isso, basta entrar no card da atividade já criada, clicar em no ícone dos três pontos, depois em ‘Excluir’ e no botão azul ‘Confirmar’. Com isso, ela vai sumir do painel, da agenda e dos outros módulos do Astrea.

Cada pessoa do escritório pode utilizar filtros para otimizar a sua visualização das atividades conforme a necessidade.

O Kanban mostrará apenas as atividades dentro do período selecionado, e por padrão ele selecionará o mês atual. Lembrando que atividades sem data não aparecerão no Kanban, mas você pode visualizar elas pela área de trabalho.

Confira os filtros deste módulo:

Data ou período: você poderá escolher entre uma das opções predefinidas como ‘Hoje’, ‘Esta semana’, ‘Últimos 7 dias’ e outras, e também poderá definir um período personalizado. Eventos que se estendem por mais de um dia aparecem no Kanban apenas com a data inicial.

Pessoas e atribuições: este filtro seleciona as atividades com base da atribuição da pessoa (”Responsável”, “Quem criou” ou “Envolvido”) e pelas pessoas do seu escritório. Este filtro deve permitir a seleção de uma pessoa por vez.

Tipo de atividade: aqui, você pode escolher entre os tipos de atividade de acordo com o seu plano no Astrea (”Tarefas”, “Eventos”, “Prazos” e “Audiências”) ou com o status, caso esteja procurando por atividades canceladas. Nos tipos de atividade, você pode pesquisar uma por vez ou selecionar a opção “Todas as atividades”.

Etiquetas: filtre as atividades com base nas etiquetas que você adicionou a elas durante a criação. Você pode escolher uma etiqueta por vez para utilizar como filtro.

Pesquisa por palavra-chave: utilize palavras-chave que estão na atividade, processo ou caso para encontrar o que você precisa.

Além do quadro padrão, o seu escritório pode criar quadros personalizados para adaptar o Kanban à própria rotina. O número de quadros disponíveis varia conforme o plano contratado:

O quadro padrão não pode ser excluído e nem editado. Já os quadros novos podem ser criados, removidos ou alterados por usuárias com perfil administrador.

Para adicionar um novo quadro, basta clicar no botão azul com o símbolo de adição (➕) e em ‘Novo quadro’.

Ao criar um novo quadro, a primeira e última colunas são obrigatórias. Por isso, elas não podem ser excluídas, apenas renomeadas. Nesta tela, você poderá:

Na imagem abaixo, você tem todos os elementos destacados e numerados de acordo com os tópicos acima. Por fim, para concluir a criação do novo quadro, clique no botão azul ‘Salvar’.

A navegação entre quadros acontece pelo botão que está ao lado do nome do módulo. Ao clicar nele uma vez, é mostrada uma aba com os novos quadros criados para o escritório. Daí, basta escolher o quadro que você passa a visualizar as atividades referentes a ele.

Já a edição de um quadro pode ser feita pelo ícone dos três pontos, ao clicar em ‘Editar Quadro’. Lá, você pode alterar os mesmos campos que listamos na criação de um novo quadro.

Por fim, você pode personalizar cada coluna ao clicar no ícone dos três pontos que fica ao lado dela, e depois em ‘Editar coluna’.

Uma nova janela vai abrir, e nela você pode alterar o nome da coluna, e a cor dela no Kanban. Para efetivar as mudanças, clique no botão azul ‘Confirmar’.

Vamos dividir as permissões de acordo com os perfis de usuária:

Caso você tenha alguma dúvida sobre o Astrea, entre em contato com o Suporte via chat para que possamos ajudar.

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