A gestão de atividades fica muito mais fácil quando você consegue enxergar, de forma rápida, o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído. É justamente essa a proposta do módulo Gestão kanban do Astrea.
Mas ter muitas colunas, criar um quadro para cada situação ou tentar representar cada detalhe da rotina pode acabar tendo o efeito contrário: em vez de facilitar a visualização, o quadro fica difícil de entender e manter.
Por isso, tão importante quanto saber como criar uma nova coluna é entender quando ela realmente faz sentido.
Neste artigo, você vai encontrar boas práticas para estruturar seu Kanban, exemplos de fluxos e dicas para manter a organização da rotina do escritório no dia a dia.
Comece pelo básico: o que você precisa acompanhar?
Antes de criar um quadro ou adicionar novas colunas, pense no objetivo que você quer alcançar.
Um bom Kanban deve responder rapidamente a perguntas como:
O que precisa ser feito?
O que está em andamento?
O que já foi concluído?
Quem está responsável por cada atividade?
Onde estão os trabalhos que precisam de atenção?
Se você precisa olhar para o quadro por alguns minutos para entender o que está acontecendo, talvez o fluxo esteja mais complexo do que precisa.
💡 Dica: comece com poucas colunas e aumente a complexidade apenas quando perceber uma necessidade real na rotina.
Por padrão, o Kanban já vem com as colunas A Fazer, Fazendo e Concluída. Uma boa prática é começar com essa estrutura, entender como ela funciona no dia a dia e, conforme surgir a necessidade, criar novos quadros e colunas personalizadas.
Quando faz sentido criar uma nova coluna?
Uma nova coluna pode ser útil quando ela representa uma etapa diferente e relevante do seu fluxo de trabalho.
Por exemplo, imagine um escritório que trabalha com produção de peças jurídicas:
A Fazer → Fazendo → Em revisão → Concluída
Nesse caso, “Em revisão” ajuda a identificar uma etapa importante do processo. Saber quais atividades estão aguardando revisão pode facilitar a distribuição do trabalho e evitar que uma tarefa fique parada sem que ninguém perceba.
Mas atenção! Nem toda informação precisa virar uma coluna.
Se você quiser separar atividades por responsável, cliente, tipo de tarefa ou prioridade, talvez seja melhor utilizar outros recursos de organização disponíveis no Astrea, como etiquetas, responsáveis e filtros, em vez de criar uma coluna para cada informação.
Isso evita criar um quadro com dezenas de colunas que representam informações diferentes, em vez de etapas do trabalho.
Percebeu que uma nova coluna faz sentido para o seu fluxo de trabalho? Acesse 👉 este artigo e veja como é simples criar e personalizar quadros e colunas no Kanban do Astrea.
Evite criar uma coluna para cada situação
Um dos erros mais comuns é tentar representar tudo no Kanban.
Por exemplo:
A Fazer → Urgente → Cliente VIP → João → Maria → Aguardando documento → Documento recebido → Peça pronta → Peça revisada → Enviada → Concluída
Apesar de trazer muitas informações, esse fluxo pode ficar difícil de acompanhar.
Uma alternativa seria manter as colunas relacionadas às etapas do trabalho:
A Fazer → Em andamento → Em revisão → Concluída
E usar os demais recursos para complementar as informações.
Assim, o quadro continua simples e você ainda consegue identificar quem é responsável, qual é o cliente, qual é a prioridade e outras características da atividade.
Estruture o Kanban de acordo com o fluxo real do escritório
Não existe um único modelo de Kanban que funcione para todos os escritórios.
O ideal é observar como o trabalho acontece na prática e transformar as principais etapas desse processo em colunas. Seguem algumas ideias para você se inspirar:
Produção de documentos
Exemplo: A Fazer → Em produção → Em revisão → Aguardando aprovação → Concluída
Acompanhamento processual
Pode fazer mais sentido: A Fazer → Em análise → Providência necessária → Aguardando retorno → Concluída
Demandas administrativas
Por exemplo: Solicitações → Em andamento → Aguardando informação → Concluída
💡 Dica: não é necessário copiar exatamente esses modelos. Use-os como ponto de partida e adapte as etapas à realidade do seu escritório.
Menos colunas também pode significar mais organização
Uma boa estrutura não é aquela que tem mais detalhes. É aquela que facilita a tomada de decisão. Cada coluna deve representar uma mudança real no status ou na etapa do trabalho.
Se duas colunas acabam sendo utilizadas da mesma maneira, talvez elas não precisem existir separadamente.
Pergunte-se: “O que eu faço de diferente quando uma atividade está nesta coluna em vez daquela?”
Se a resposta for “nada”, provavelmente uma delas pode ser eliminada.
Da mesma forma, se uma coluna quase nunca recebe atividades, vale avaliar se ela realmente é necessária.
Evite criar novos quadros sem uma necessidade clara
Além das colunas, o Astrea permite criar diferentes quadros.
Eles podem ser úteis quando existem fluxos de trabalho realmente diferentes.
Por exemplo, um escritório pode ter:
Gestão de demandas internas
Produção de peças
Marketing e conteúdo
Nesse caso, separar os fluxos pode facilitar a visualização.
Por outro lado, criar um quadro para cada pessoa, cliente ou tipo de atividade pode fazer com que as informações fiquem espalhadas e mais difíceis de acompanhar.
💡 Dica: crie um novo quadro quando ele representar uma rotina ou processo que realmente merece ser acompanhado separadamente.
Faça uma revisão periódica do seu Kanban
A organização não termina quando o quadro é criado.
Depois de algumas semanas de uso, observe:
Existem colunas que ninguém utiliza?
Algumas atividades ficam paradas sempre na mesma etapa?
O fluxo tem etapas demais?
As pessoas sabem exatamente quando devem mover uma atividade?
É fácil identificar o que precisa de atenção?
Existem informações sendo usadas como coluna que poderiam ser etiquetas ou filtros?
Se alguma dessas respostas indicar um problema, talvez seja hora de simplificar ou editar o quadro.
Erros comuns ao estruturar um Kanban
Criar colunas demais: deixa o fluxo visualmente poluído e dificulta a leitura.
Usar colunas para representar informações que não são etapas: responsável, cliente e prioridade, por exemplo, podem ser organizados de outras formas.
Criar vários quadros sem necessidade: pode espalhar as atividades e dificultar uma visão geral da rotina.
Tentar prever todas as situações antes de começar: o Kanban pode ser ajustado conforme o escritório entende melhor suas necessidades.
Não revisar o fluxo depois de criado: uma estrutura que funcionava no início pode deixar de fazer sentido conforme a rotina muda.
Comece simples e evolua conforme a necessidade
O melhor Kanban não é necessariamente o mais detalhado. É aquele que ajuda sua equipe a entender o trabalho e saber qual é o próximo passo.
Por isso, comece com um fluxo simples, use a rotina real do escritório como referência e faça ajustes conforme identificar necessidades.
E lembre-se: cada coluna deve ter um propósito claro. Se você não consegue explicar por que ela existe, talvez ela não precise estar ali.
👉 Pronto para organizar seu fluxo? Acesse o Kanban do Astrea e comece com uma estrutura simples, adaptada à rotina do seu escritório.
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