A ficha do cliente no Astrea é usada em diferentes atividades do escritório, como emissão de boletos, envio de notificações, comunicação pelo WhatsApp e preenchimento de documentos. Quando essas informações estão completas e atualizadas, você reduz o retrabalho e evita interromper uma tarefa porque faltou algum dado.
Por isso, vale revisar os cadastros existentes e estabelecer um padrão para o preenchimento das informações dos clientes Pessoa Física (PF) e Pessoa Jurídica (PJ).
Neste artigo, você vai aprender:
Quais informações revisar no cadastro dos clientes?
Nem todo campo do cadastro tem o mesmo impacto na rotina do escritório. Por isso, durante a revisão, dê atenção especial a informações como:
Nome completo ou razão social;
CPF ou CNPJ;
Endereço completo;
E-mail;
Celular/WhatsApp;
Data de nascimento;
Perfil do contato (cliente ou contato);
Informação sobre Pessoa Jurídica e Simples Nacional.
Esses dados podem ser utilizados em diferentes atividades, como cobranças, notificações, comunicação com o cliente, documentos e cálculo de impostos.
Como revisar os cadastros dos seus clientes?
Passo 1: acesse a área de Contatos no menu lateral esquerdo da plataforma e utilize o filtro para localizar seus clientes.
Passo 2: abra o cadastro de cada cliente e confira se as informações estão preenchidas e atualizadas, incluindo os dados específicos de Pessoa Física (PF) e Pessoa Jurídica (PJ).
Como e por que padronizar os cadastros de clientes?
Além de conferir se os dados estão preenchidos, defina um padrão para o cadastro dos seus clientes. Isso ajuda a manter as informações organizadas, facilita a localização dos dados e reduz retrabalho para a equipe.
Você pode, por exemplo:
Definir as informações essenciais para cada tipo de cliente, como nome completo/razão social, CPF/CNPJ, endereço, e-mails, telefones, contato responsável, área de atuação e origem do cliente;
Padronizar o nome dos contatos, definindo, por exemplo, se serão utilizados caixa alta, abreviações ou outro formato, além de estabelecer quais campos são obrigatórios;
Organizar as relações entre contatos, identificando funções como representante legal da empresa, sócio, responsável pelo financeiro ou RH;
Criar uma Ficha de Cliente interna para garantir que todas as informações necessárias sejam coletadas já na primeira reunião.
Assim, a ideia de padronização fica bem concreta e todos os exemplos seguem a mesma estrutura.
💡Dica: se o escritório utiliza etiquetas para identificar clientes, áreas de atuação ou outros critérios internos, aproveite a revisão para verificar se elas também estão sendo utilizadas de forma padronizada.
Quer saber como organizar suas etiquetas para facilitar a gestão do escritório? Acesse 👉 este artigo e saiba mais.
Como identificar e revisar contatos duplicados?
A busca automática pode criar fichas de clientes e contatos envolvidos nos processos. Em alguns casos, o mesmo cliente pode aparecer com grafias diferentes (uma letra, um ponto ou um traço, por exemplo) e acabar com mais de um cadastro.
Se encontrar duplicidades, utilize a função Mesclar para reunir os cadastros e escolher quais informações devem ser mantidas.
Acesse 👉 este artigo e veja como mesclar contatos para manter sua base organizada.
💡Dica: não é necessário revisar toda a base de uma vez.
Comece pelos clientes que mais impactam a rotina do escritório, como aqueles que recebem cobranças com frequência, e incorpore a atualização dos dados à rotina de atendimento.
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