Você já se perguntou qual é o segredo do sucesso dos escritórios que lidam com muitos processos e grandes equipes? Como eles conseguem uma operação fluida, garantindo que tudo que precisa ser feito será feito? 🤔
A resposta pode estar em um detalhe muito valioso: a forma como organizam o acesso às informações e atividades de cada profissional! E a boa notícia é que o Astrea conta com uma medida de segurança e produtividade para conquistar uma estrutura mais eficiente: as permissões de acesso.
A seguir, você vai entender como funcionam essas permissões de acesso no Astrea e em quais momentos cada uma delas pode fazer a diferença na rotina do seu escritório.
❗️Importante: as permissões de perfis de usuários estão disponíveis apenas para os planos Company e VIP. Já o acesso ao app Portal do Cliente é liberado a partir da assinatura Smart.
Quais são as permissões de acesso possíveis no Astrea e como usá-las?
O Astrea conta com 3 tipos de permissões. A seguir, listamos algumas dicas para você entender de vez como incluir este recurso tão estratégico na sua rotina de forma adaptada à realidade do seu escritório.
Perfis de usuários
Quando você clica em 'Administração' (⚙️) no seu Astrea, uma das opções disponíveis é a de Acesso. Inclusive, é o mesmo local que você vai para adicionar um usuário, sabe? Se o seu plano conta com essa funcionalidade, existem dois cenários possíveis:
Cadastro de usuários: basta clicar em 'Você possui [ ] vagas para cadastro de usuário' para adicionar e configurar os perfis. Lembrando que cada plano tem uma quantidade disponível para uso;
Revisão de cadastros já feitos: você precisa acessar as configurações de cada usuário pelos três pontinhos ao lado direito do nome.
Reunimos no quadro abaixo algumas indicações de uso, permissões e restrições – informações que você também encontra no seu Astrea.
Perfil | Dicas de uso | Permissões | Restrições |
Coordenador | Coordenadores de equipe, sócios ou advogados com total autonomia. | ✅ Adicionar, editar, excluir e concluir qualquer tarefa e evento; | Não há |
Advogado com autonomia | Advogados com autonomia para concluir seus prazos e audiências. | ✅ Concluir tarefas e eventos que é responsável ou envolvido; | ❌ Editar e excluir informações, tarefas e eventos de outros usuários. |
Advogado supervisionado | Advogados de escritórios que possuem um controle mais supervisionado e centralizado de prazos e audiências. | ✅ Concluir tarefas e eventos que é responsável ou envolvido; | ❌ Editar e excluir informações, tarefas e eventos de outros usuários; |
Colaborador | Estagiários, secretários, pessoas do administrativo/financeiro ou advogados com seus prazos e audiências sob total supervisão. | ✅ Concluir tarefas e eventos que é responsável; | ❌ Editar e excluir informações, tarefas e eventos de outros usuários; |
Permissões de acesso a módulos e funcionalidades
Todos os planos do Astrea conseguem utilizar este tipo de permissão. Nesse caso, você pode escolher entre:
Administrador do sistema: autoriza a configuração do Astrea, a criação de novos usuários, a edição perfis de acesso, a criação de atividades predefinidas etc. Lembrando que o perfil ‘Colaborador’ não permite adicionar essa permissão;
Acesso ao módulo financeiro: libera a visualização das faturas e do fluxo de caixa, além da adição de lançamentos e da alteração das configurações da conta e centros de custo;
Acesso aos honorários fora do módulo financeiro: permite adicionar, editar e visualizar os honorários nos contatos e aba de faturamento. É uma permissão indicada para profissionais que precisam lançar valores em um processo, por exemplo.
👉 Como funciona na prática
Conheça o escritório Fictícios & Associados. Ele está expandindo suas operações e conquistando novos processos para atuar. Por isso, precisou contratar alguns profissionais para cuidar de diferentes responsabilidades – e, consequentemente, terá que organizar os perfis de acesso e permissões no Astrea.
Confira como ficou a distribuição:
2 sócios-proprietários: ‘Coordenador’, com acesso ao Administrativo, módulo Financeiro e honorários fora do módulo Financeiro;
2 advogados: ‘Advogado com autonomia’, com acesso aos honorários fora do módulo Financeiro;
1 pessoa estagiária: ‘Advogado supervisionado’ (e explicamos o motivo logo abaixo!);
1 pessoa que cuida do atendimento e da triagem de clientes: ‘Colaborador', com acesso aos honorários fora do módulo Financeiro;
1 pessoa que cuida das finanças: ‘Colaborador', com acesso ao módulo Financeiro.
❗️Importante: note que, pela lógica, a pessoa estagiária deveria receber o perfil de ‘Colaborador’. Mas no Fictícios & Associados, ela ajuda o coordenador a distribuir as atividades atreladas aos processos. Por isso, em nosso exemplo, está com o perfil de ‘Advogado supervisionado’. Assim, ela também poderá visualizar as publicações e fazer tratamentos.
Além disso, a permissão de Administrador é uma das mais estratégicas e sensíveis do Astrea. Por garantir acesso total ao sistema, incluindo configurações como o cadastro de atividades predefinidas e outros recursos críticos, ela deve ser atribuída com muito cuidado e critério.
Mesmo assim, é bom que ao menos uma pessoa do time tenha essa permissão, para garantir autonomia na gestão das funcionalidades avançadas da plataforma. No escritório Fictícios & Associados, por exemplo, a responsabilidade é exclusiva dos sócios-proprietários, que estão sempre presentes no escritório.
Permissão de acesso para clientes
Além das permissões internas, que são úteis para os integrantes do escritório, você pode compartilhar informações diretamente com seus clientes. Tudo isso de forma segura, prática e sob seu controle por meio de uma destas duas formas:
Acesso padrão: ideal para quem quer oferecer uma experiência mais robusta, já que o seu cliente acessa um ambiente com login e senha, visualiza processos e movimentações em tempo real e pode usar o aplicativo Portal do Cliente (a partir do plano Smart);
Acesso simplificado: este é mais rápido e direto, sem necessidade de login. O seu cliente recebe um link por e-mail e acessa as informações liberadas em uma página web, sem direito ao aplicativo.
E, como vimos, é você quem define o que o seu cliente pode visualizar, entre informações de andamentos, tarefas, documentos e publicações. Dessa forma, dá para manter uma comunicação transparente e um acompanhamento mais próximo, sem sobrecarregar a sua equipe.
Esse recurso é especialmente útil em situações com muitos clientes recorrentes ou em ações coletivas, quando há muitas demandas e atualizações frequentes. Também ajuda a reduzir o número de contatos pedindo “novidades” sobre o processo, pois o cliente consegue consultar tudo sozinho.
Por outro lado, vale evitar esse acesso em cenários mais sensíveis, como ações em segredo de justiça, disputas familiares delicadas ou processos que exigem uma estratégia jurídica mais sigilosa. Também é bom avaliar casos de clientes com perfil muito ansioso, que podem compreender as informações de forma equivocada.
👉 Exemplo:
O Fictícios & Associados atua com direito empresarial e, com o Astrea, montou uma estratégia para dar acesso a informações estratégicas para seus clientes, sem sobrecarregá-los com dados desnecessários. Por isso, só libera o app Portal do Cliente após a fase inicial do processo.
Para evitar de vez quaisquer mal-entendidos, o escritório ativou a funcionalidade de andamentos traduzidos por IA no Astrea. Agora, os clientes recebem e-mails com uma versão simplificada das atualizações, livre de juridiquês, tornando a compreensão do que está acontecendo em seu processo mais rápida e eficiente.
Essas informações também estão disponíveis no app Portal do Cliente, que reúne um histórico completo das atualizações. Inclusive, o escritório recebeu diversos agradecimentos de clientes, que passaram a se sentir mais confiantes e por dentro dos próprios processos.
Como as permissões de acesso impactam a rotina do escritório?
Você já deve ter reparado que as permissões de acesso no Astrea são muito mais do que uma configuração técnica, não é? Esse é um verdadeiro benefício que você conquista na gestão de equipes. E não só isso! Também vale mencionar:
Ganho de tempo para os coordenadores: essa atribuição elimina a necessidade de supervisionar cada detalhe da operação – o famoso microgerenciamento;
Segurança e controle das informações: diminui a exposição indevida a dados mais sensíveis e o risco de alterações acidentais em atividades importantes;
Produtividade e fluidez na operação: com cada usuário vendo apenas o que precisa, as equipes passam a ter mais clareza sobre suas responsabilidades;
Comunicação e transparência com clientes: é possível conceder acesso somente a informações estratégicas, para deixá-los por dentro das movimentações do processo. Isso fortalece o relacionamento com os clientes e aumenta a credibilidade do escritório;
Clientes mais satisfeitos: ao terem em mãos as informações em tempo real (e até com andamentos traduzidos por IA, se você liberar a funcionalidade), eles não precisam entrar em contato para perguntar sobre as movimentações do processo.
Quando faz sentido configurar essas permissões?
Agora vem a pergunta que você deve estar se fazendo desde que descobriu ou conheceu mais a fundo as permissões de acesso no Astrea: faz sentido para meu escritório? Para te ajudar, listamos alguns momentos que indicam a necessidade de avaliar o recurso:
Quando o escritório está contratando mais colaboradores e as demandas estão crescendo;
Ao passar por uma reestruturação interna, o que exigiria uma revisão nos perfis já distribuídos;
Na transição de um modelo operacional e reativo para outro mais estratégico;
Em casos em que o escritório tem filiais ou equipes que atuam em ambientes diferentes.
Nem mais, nem menos. Quando cada pessoa acessa as informações que realmente precisa, o escritório ganha ritmo, clareza e inteligência. Então, estruturar bem os acessos no Astrea é uma das estratégias para otimizar a sua gestão e permitir um crescimento consistente.
Se o seu Astrea não tem as permissões de acesso e você quer agregar valor à rotina da sua equipe, conheça nossos planos e evolua sua gestão!