Você já perdeu algum prazo importante por não ter registrado assim que ficou sabendo dele? Esqueceu quem era o responsável por uma tarefa? Sentiu que a rotina está sempre parecendo um eterno "apagar de incêndios"?
Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, te garantimos que não é por falta de esforço. Pode ser pela ausência de uma boa agenda de gestão.
A Agenda do Astrea é a solução ideal para transformar informações em ações práticas e que facilitam o alinhamento com todos os envolvidos. Ela funciona como o GPS da gestão do seu escritório, agregando maior controle e previsibilidade à sua rotina.
Neste artigo, você vai entender:
Por que usar a Agenda do Astrea é indispensável na sua gestão;
Como transformá-la em sua maior aliada estratégica.
Por que usar a agenda do Astrea é indispensável?
Muito mais do que um calendário ou uma lista de compromissos, a Agenda do Astrea é essencial para quebrar o ciclo de desorganização silenciosa que pode afetar a rotina jurídica. Esse cenário aparece quando as tarefas estão espalhadas em diferentes lugares, os prazos não são visualizados e as responsabilidades ficam indefinidas.
Com esse recurso, você tem vantagens como as que listamos a seguir.
Mais controle sobre o que (e quando) precisa ser feito
Prazos, audiências, reuniões internas do escritório, horário marcado com cliente, compromissos externos: tudo pode passar pela Agenda do Astrea. Com esse registro, você consegue visualizar a carga de trabalho (tanto a sua quanto a de colegas), identificar pendências antes que se tornem problemas e evitar aquelas surpresas inconvenientes.
Uma visão completa do que está por vir garante a previsibilidade que você precisa para advogar.
Comunicação e alinhamento da equipe em dia
Quando você transforma as informações em atividades, consegue atribuir responsáveis e envolvidos para cada compromisso, além de deixar tudo visível para quem precisa acompanhar. Isso reduz ruídos, facilita o trabalho colaborativo e pode até evitar conflitos como tarefas esquecidas ou com mais de um dono.
Para escritórios com um número maior de colaboradores, ter esse controle é essencial. A partir da Agenda, todos sabem o que fazer, qual é o prazo de entrega e com quem contar.
Priorizações e tomadas de decisões mais estratégicas
Ter um único local para acompanhar os compromissos é a estratégia ideal para entender quais são as atividades mais importantes, redistribuir tarefas conforme a disponibilidade de cada um e decidir se consegue assumir uma nova demanda.
Com ela, as decisões não precisam ser tomadas na base da urgência, mas sim com total critério, de acordo com prazos, capacidade e relevância.
Conexão com a sua rotina — inclusive a pessoal
Como é possível sincronizar os calendários e agendas externas com o módulo do Astrea, seus compromissos pessoais e profissionais se aproximam — e, assim, é mais fácil distribuir as prioridades e não se sobrecarregar. Além disso, dá para acompanhar tudo de onde quer que esteja, a partir de diversos dispositivos, já que a Agenda Astrea está disponível pela versão web e pelo app.
💡 Dica: Ao configurar as notificações do Astrea, você também conquista maior controle sobre os avisos que chegam pelo seu e-mail ou na Central de Alertas do produto. Destinando cada um ao seu canal de preferência, dá para ter sob seu radar o que é mais importante e evitar distrações desnecessárias.
Como transformar a Agenda do Astrea no centro da sua rotina?
Agora chegou o momento de usar o Astrea a seu favor, como o ponto central da sua gestão. A seguir, reunimos práticas para criar hábitos e aproveitar os recursos da Agenda para otimizar a sua rotina.
Adote o hábito de criar atividades no Astrea
Você pode entender a importância de criar as tarefas e eventos na sua Agenda. Mas essa prática só gera resultados, de fato, quando ela se torna um hábito. Por isso, sempre que surgir alguma demanda, priorize o registro no sistema antes de começar a agir.
E como isso funciona na prática? Imagine que chegou uma publicação com um despacho que exige manifestação em 5 dias. Assim que receber essa notificação, crie um prazo no Astrea, incluindo a data limite, o responsável e os envolvidos na demanda. Assim, essa informação passa a ser rastreável e visível para toda a gestão do escritório.
💡 Dica para planos Company e VIP
Use as atividades predefinidas para criar fluxos de trabalho em ações que você já notou um padrão. Em uma contestação cível, por exemplo, as tarefas podem ser:
Analisar a petição inicial;
Coletar documentação do cliente;
Redigir contestação;
Revisar e protocolar.
Como essas tarefas variam pouco entre os casos, você ganha tempo e reduz riscos de esquecer alguma etapa.
Integre a Agenda do Astrea ao seu calendário externo
Você nem sempre estará na frente do computador, mas não é por isso que os compromissos ficarão longe da sua supervisão. Além de usar o app Astrea, você ainda pode sincronizar sua agenda pessoal à profissional e manter tudo centralizado.
Assim, até mesmo em imprevistos ou quando estiver fora do escritório para um trabalho externo, terá lembretes e informações na palma das mãos.
👉 Se ainda não sincronizou a Agenda Astrea com o Google Calendar, Apple ou Outlook, acesse este artigo e tire suas dúvidas.
Utilize a aba de comentários para alinhamentos
Na correria da rotina, é normal fazer alguns alinhamentos de forma descentralizada — em uma reunião rápida ou mesmo em mensagens no WhatsApp. Mas se não há o registro, ações e combinados acabam se perdendo no caminho. A aba de comentários dentro das atividades do Astrea existe justamente para atuar nesse problema e contextualizar as entregas.
Na prática, funciona muito bem naquelas demandas que você precisa delegar para um colega, mas mantém o envolvimento no decorrer da conclusão. Isso também evita ruídos de comunicação e facilita observar o andamento de tarefas importantes.
Insira etiquetas para facilitar a organização
As etiquetas são um recurso bastante estratégico do Astrea, principalmente porque facilitam a sua organização e a localização de atividades. Com isso, é possível sinalizar a urgência de um prazo, a área a que ele se refere e até mesmo se é uma reunião recorrente no escritório.
É uma classificação visual poderosa, já que dá para distribuir cada tag por cores e, posteriormente, filtrar somente as atividades que se encaixam no que você busca.
Como vimos, a Agenda do Astrea é muito mais que um local para anotar compromissos. Quando você a usa com consistência, ela se torna o centro de organização, controle e alinhamento. É por ela que se acompanha prazos com segurança, compartilha responsabilidades e toma decisões com base no que realmente importa — e não de acordo com a memória ou de forma reativa.
Se quiser explorar os recursos da Agenda Astrea e colocar as nossas sugestões em prática, o momento é este. Vamos lá?