O relacionamento com clientes começa muito antes da assinatura de um contrato. Ele nasce no primeiro contato (por mensagem, ligação ou em uma conversa presencial) — e é ali que se formam as percepções que influenciam a decisão de seguir (ou não) com o seu escritório.
As informações que surgem nesse momento são valiosas. Não só para entender o caso, mas para conduzir o atendimento com mais segurança, construir confiança e aumentar as chances de fechar um novo cliente.
Hoje, você já conta com o módulo de Atendimentos do Astrea para centralizar essas informações e manter um histórico completo. Mas, na prática, organizar o fluxo dessas oportunidades ao longo do tempo ainda pode ser um desafio.
É aqui que o kanban pode fazer diferença.
Com alguns ajustes rápidos, você pode usá-lo para acompanhar seus atendimentos desde o primeiro contato até o início do processo. Ou seja, como um CRM básico, adaptado à sua rotina.
Vamos entender!
O que é um CRM e por que usá-lo na rotina jurídica?
O CRM é uma ferramenta usada para organizar e acompanhar o relacionamento com o cliente ao longo de toda a jornada.
Na prática, isso significa ter controle sobre em que etapa cada atendimento está, quais informações já foram coletadas e quais são os próximos passos.
Com o kanban, você conta com os recursos básicos para estruturar esse acompanhamento, trazendo mais visibilidade para o seu fluxo de contatos.
💡 Dica: existem ferramentas de CRM mais completas, com recursos adicionais como criação de páginas de captura de contatos, funis avançados e uma gestão estruturada do relacionamento com clientes.
Se você já busca esse nível de organização, nossa sugestão é conhecer o clieent® CRM. Um CRM avançado e moldado para o contexto jurídico, com integração exclusiva para o Astrea.
Entre os principais benefícios de usar um CRM, mesmo que básico, no dia a dia estão:
Você deixa de depender da memória ou de anotações soltas: tudo fica organizado em um único lugar, trazendo mais segurança na condução dos atendimentos;
Evita perder oportunidades e ganha clareza sobre o que está perto de fechar: com o fluxo visível, fica mais fácil priorizar e agir no momento certo;
Mantém um histórico acessível para todos os envolvidos: as informações não ficam concentradas em uma pessoa, garantindo continuidade e evitando retrabalho;
Cria uma base mais estruturada para o crescimento do escritório: com o aumento dos atendimentos, essa organização permite crescer com mais controle, sem perder qualidade.
Como estruturar seus atendimentos com o kanban no Astrea
No kanban, você vê o caminho que seus atendimentos percorrem, desde o primeiro contato até o fechamento. Mas quando você adiciona etiquetas aos cards e centraliza todas as informações no módulo de Atendimentos, esse fluxo fica ainda mais completo, com previsibilidade.
A partir de agora, vamos apresentar algumas sugestões para usar o Astrea como CRM na prática. A ideia aqui não é seguir um modelo fixo, mas mostrar cenários para te ajudar a adaptar o fluxo de acordo com a sua forma de trabalhar.
Passo 1: Crie um novo quadro no kanban. Você pode chamá-lo de ‘CRM’, ‘Novos clientes’, ‘Atendimentos’ ou como preferir.
Passo 2: para organizar o fluxo, crie novas colunas. Elas representam justamente as etapas pelas quais o contato passa.
Tente pensar em como isso funciona no seu escritório hoje:
Passo 3: você já tem sua base do kanban criada. Agora é hora de colocar tudo isso em prática.
Chegou um novo potencial cliente por aí? Crie um atendimento no módulo de Atendimentos.
Passo 4: pela própria ficha do atendimento, você pode criar uma tarefa para sinalizar o contato com o cliente e dar início ao acompanhamento.
❗️Importante: para vincular uma tarefa a um quadro do kanban, é necessário definir uma data para a tarefa.
Você pode usar um prazo mais amplo (por exemplo, 30 dias) ou o tempo médio que leva no seu escritório entre o primeiro contato e a assinatura do contrato.
Passo 5: agora chegou o momento de elevar a sua gestão de informações. Inclua tanto no atendimento quanto na tarefa as etiquetas que vão facilitar a organização e te ajudar a encontrar o que precisa com mais agilidade no dia a dia.
Alguns exemplos:
Origem do contato: indicação, contato ativo, patrocinado no Instagram (ou outras redes sociais), Google, site do escritório etc.;
Área da atuação: Cível, Família, Consumidor, Previdenciário etc.;
Tipo de demanda: se é uma notificação extrajudicial, um pedido de guarda, rescisão contratual, revisão de benefício etc.
Nível de urgência: para casos que exigem maior prioridade e atenção das pessoas do escritório.
Com essa estrutura, você passa a acompanhar seus atendimentos sem depender de controles paralelos ou da memória. O kanban mostra em que etapa cada oportunidade está, as etiquetas ajudam a organizar e filtrar as informações, e o módulo de atendimentos centraliza todo o histórico.
Com mais agilidade para tratar seus atendimentos no dia a dia, você ganha tempo para se dedicar aos novos contatos e aumentar suas chances de fechar contratos. E os benefícios não ficam só no seu escritório: seus clientes também percebem a diferença, com uma experiência mais satisfatória desde o início.
Agora chegou a hora de testar as dicas deste material na prática!
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