Algumas atividades fazem parte da rotina do escritório e se repetem sempre de uma forma parecida. Em vez de precisar lembrar de cada etapa toda vez que uma nova demanda surgir, você pode transformar essa sequência em um workflow (fluxo de trabalho) no Astrea.
O módulo Workflows permite criar uma sequência de atividades com informações como responsável, prazo, prioridade e etiquetas e reutilizá-la sempre que aquela situação acontecer novamente.
Assim, sua equipe ganha mais previsibilidade para executar as rotinas e reduz a chance de alguma etapa importante ficar para trás.
❗ Importante: o módulo Workflows está disponível gratuitamente nos planos Company e VIP. Se você utiliza os planos Up ou Smart e identifica que esse módulo pode ser útil para o seu escritório, é possível fazer o upgrade do plano aqui.
Neste artigo, você vai aprender:
Quando usar um workflow?
O primeiro passo é identificar atividades que se repetem no escritório e que seguem uma sequência parecida.
Por exemplo, você pode criar um workflow para:
Entrada de novos clientes: cadastrar informações, enviar documentos, configurar acessos e realizar o primeiro acompanhamento;
Preparação para uma audiência: conferir documentos, revisar informações do processo, preparar o cliente e organizar os últimos detalhes;
Fechamento mensal: conferir atividades, revisar informações financeiras e organizar pendências;
Rotinas administrativas: distribuir atividades, conferir documentos e acompanhar entregas da equipe.
💡Dica: comece por uma rotina que sua equipe já executa de forma relativamente padronizada. Assim, fica mais fácil transformar o processo que vocês já conhecem em um fluxo dentro do Astrea.
Como criar um workflow?
É bem simples criar um workflow no Astrea. Veja o passo a passo a seguir:
Passo 1: acesse a aba Workflows no menu lateral esquerdo do Astrea e clique no botão azul Novo workflow.
Passo 2: dê um nome ao workflow e, se quiser, adicione uma descrição explicando quando ele deve ser utilizado.
Passo 3: clique em Adicionar atividade e configure cada etapa do fluxo. Você pode definir informações como:
Título da atividade;
Data ou prazo;
Prioridade;
Responsável;
Etiquetas.
Repita o processo até incluir todas as atividades necessárias e, ao finalizar, clique em Salvar workflow.
💡Dica: se duas atividades forem parecidas, você pode utilizar a opção Duplicar para aproveitar uma configuração já existente e fazer apenas os ajustes necessários.
Pronto! Seu workflow foi criado e agora você poderá utilizá-lo sempre que for necessário.
Como usar um workflow em uma atividade?
Depois de criar o fluxo, você pode aplicá-lo a uma tarefa, evento, prazo ou audiência.
Passo 1: crie ou abra a atividade desejada* e clique em Adicionar workflows.
* Você pode localizar a atividade na agenda, no módulo Gestão kanban ou na ficha do processo ou caso.
Passo 2: selecione o workflow que deseja utilizar e clique em Adicionar.
Pronto! As atividades configuradas no fluxo serão criadas automaticamente, de acordo com as informações definidas no workflow.
Mantenha os workflows atualizados
As rotinas do escritório podem mudar. Por isso, é importante revisar os workflows de tempos em tempos para conferir se as etapas, responsáveis e prazos continuam fazendo sentido.
Se precisar fazer alguma alteração, acesse o módulo Workflows, localize o fluxo e clique no ícone de editar.
💡Dica: não tente transformar toda a rotina do escritório em workflows de uma vez. Comece pelas atividades mais repetitivas e que envolvem várias etapas. Conforme a equipe se acostumar com os fluxos, você pode ampliar o uso para outras rotinas.
Agora você já sabe como transformar uma rotina repetitiva em um fluxo que pode ser reutilizado pela equipe, ajudando a manter as atividades organizadas e as etapas sob acompanhamento.
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