Quando cada pessoa registra uma informação em um canal diferente, pode ficar mais difícil acompanhar o que precisa ser feito, quem é responsável e o que já foi combinado.
Centralizar essas informações no Astrea ajuda sua equipe a trabalhar com mais organização, eficiência e produtividade.
Uma boa prática é criar padrões para as tarefas internas do escritório e orientar a equipe a registrar tarefas e comentários no Astrea, mantendo o histórico relacionado ao processo ou caso.
Neste artigo, você vai aprender:
Como adicionar tarefas e eventos do seu escritório no Astrea?
Você pode usar o Astrea para organizar não apenas atividades relacionadas a processos e casos, mas também tarefas e compromissos da rotina do escritório.
Para atividades relacionadas a processos e casos
Quando uma tarefa ou evento estiver relacionado a um processo ou caso específico, o ideal é adicioná-lo diretamente dentro desse registro.
Assim, a atividade fica vinculada ao processo ou caso, mantendo o histórico daquele trabalho organizado no mesmo lugar.
Por exemplo:
Revisar uma petição de determinado processo;
Conferir documentos de um caso;
Subir documentos no sistema do tribunal;
Agendar uma audiência relacionada a um processo; etc.
Veja como é simples adicionar uma tarefa ou evento relacionado a um processo ou caso:
Passo 1: acesse Processos e casos no menu lateral esquerdo do Astrea e localize o registro desejado.
Passo 2: clique no sinal de adição (+) no canto superior direito e selecione Tarefa ou Evento. Depois, preencha as informações e clique em Salvar.
Pronto! A atividade ficará vinculada ao processo ou caso e também poderá ser visualizada na Agenda e no quadro Kanban, caso essa opção tenha sido selecionada.
Para atividades gerais do escritório
Use a Agenda e a Gestão Kanban para organizar atividades que não precisam estar vinculadas a um processo ou caso específico.
Por exemplo:
Revisar um documento;
Conferir uma atividade administrativa;
Organizar uma reunião da equipe;
Fazer uma ligação;
Agendar um compromisso.
Veja como é simples adicionar uma tarefa ou evento do seu escritório na Agenda:
Passo 1: acesse Agenda no menu lateral esquerdo da plataforma e clique no sinal de adição (+) no canto superior direito da tela. Depois, selecione Tarefa ou Evento.
Passo 2: preencha as informações solicitadas e clique em Salvar.
Caso você queira que a atividade também apareça no quadro Kanban, selecione o quadro e a coluna em que deseja adicioná-la.
Se você optar por adicionar suas atividades diretamente no Kanban, o processo é bem parecido:
Passo 1: acesse Gestão kanban no menu lateral esquerdo da plataforma e clique no sinal de adição (+) no canto superior direito da tela. Depois, selecione Tarefa ou Evento.
Passo 2: preencha as informações solicitadas e clique em Salvar.
Dessa forma, sua equipe consegue centralizar diferentes tipos de atividades no Astrea e acompanhar o que precisa ser feito, quando e por quem.
Quer saber mais sobre o módulo Kanban? Acesse 👉 este artigo e saiba como organizar e acompanhar atividades do escritório em um painel visual.
Como registrar comentários e envolver outras pessoas da sua equipe?
Os comentários ajudam a manter as conversas relacionadas às atividades dentro do Astrea, evitando que informações importantes fiquem espalhadas por outros canais.
Você pode comentar em uma tarefa, mencionar outras pessoas da equipe e registrar orientações, dúvidas ou atualizações diretamente na atividade.
Passo 1: acesse Gestão Kanban no menu lateral esquerdo do Astrea e localize a tarefa que deseja comentar.
Passo 2: clique na tarefa e clique na aba Comentários.
Passo 3: escreva seu comentário no campo indicado. Para envolver outra pessoa da equipe, digite @ seguido do nome dela e selecione o usuário. Você também pode adicionar um anexo ou um documento do Google Drive ao comentário. Depois, clique em Comentar.
Assim, a informação fica registrada junto à atividade e a pessoa mencionada consegue identificar que há uma atualização ou ação para ela.
💡Dica: combine com a equipe o uso dos comentários para registrar atualizações, dúvidas e orientações sobre as tarefas, evitando que essas informações precisem ser buscadas em conversas paralelas.
Como criar padrões para tarefas internas
Criar padrões para as tarefas mais comuns do escritório ajuda a equipe a saber o que precisa ser feito, quem é responsável e quais informações devem ser registradas, evitando que cada pessoa organize a mesma atividade de um jeito diferente.
Comece identificando as tarefas que fazem parte da rotina do escritório e que costumam se repetir. Por exemplo:
Revisar petição inicial;
Conferir documentos do cliente;
Subir documentos no sistema do tribunal;
Conferir informações antes de enviar uma cobrança;
Revisar documentos antes de uma audiência.
Para cada tarefa, defina um padrão com informações como:
Descrição da tarefa: use uma descrição curta e objetiva.
Exemplo: Revisar petição inicial | Cliente: José Maria Monteiro
Responsável: defina quem normalmente realiza a atividade.
Exemplo: Isadora T.
Data: estabeleça quando a tarefa deve ser concluída.
Exemplo: 05/10/2026
Prioridade: defina o nível de urgência da tarefa de acordo com a importância ou prazo da atividade.
Exemplo: Alta
Assim, a equipe tem uma referência clara de como aquela atividade deve ser cadastrada e executada, sem precisar definir essas informações do zero a cada nova demanda.
Como estabelecer prazos para respostas e acompanhamento?
Definir um prazo para responder tarefas e comentários ajuda a equipe a saber quando deve retornar uma demanda e evita que atividades fiquem sem acompanhamento.
Para estabelecer esses prazos, considere a urgência e o tipo de atividade. Por exemplo:
Demandas urgentes: resposta no mesmo dia.
Demandas da rotina: resposta em até 1 dia útil.
Demandas que dependem de análise: combinar um prazo de retorno com a pessoa responsável.
O mais importante é que o escritório combine esses prazos com a equipe e mantenha o acordo de forma clara, para que todos saibam o que esperar ao criar uma tarefa ou deixar um comentário.
💡Dica: se uma demanda precisar de mais tempo para ser concluída, registre uma atualização no comentário da tarefa. Assim, quem está acompanhando sabe que a atividade está em andamento e não precisa buscar essa informação em outro canal.
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