Planos Company e VIP: como fazer o controle de prazos e audiências

No Astrea, você recebe todas as suas publicações em uma única tela, para que todas as informações estejam no mesmo lugar e você possa tratar do melhor jeito.

Neste artigo, você vai aprender como:

Para tratar as publicações adicionando um prazo, basta abrir a publicação desejada, clicar no botão azul 'Tratamentos' e selecionar a opção 'Adicionar prazo'.

Depois disso, você acessa a tela de cadastro ao lado da publicação para adicionar o prazo. É possível configurar o nome do prazo, quantos dias (úteis ou corridos) ele deve correr, colocar um alerta para avisar do cumprimento do prazo e também observações relevantes.

Para tratar as publicações adicionando uma audiência, o início é o mesmo: abra a publicação desejada, clique no botão azul 'Tratamentos' e selecione a opção 'Adicionar audiência'.

Assim como no controle de prazos, a tela de adicionar a audiência também aparece ao lado da publicação. Você pode cadastrar o nome da audiência, a data e horário, o endereço do local da audiência, a modalidade e alertas de antecedência.

Os alertas podem ser internos, para outras contas do Astrea, ou externos, para pessoas de fora (saiba mais neste artigo). Além disso, também há espaço para adicionar observações.

Ao cadastrar um prazo, você pode informar a quantidade de dias para o seu cumprimento e definir se a contagem será feita em dias úteis ou dias corridos. Após inserir o número de dias, o Astrea calcula automaticamente o prazo a partir da data de publicação do Diário Oficial.

Para cumprir os prazos e audiências, muitas vezes é necessário realizar uma série de atividades. Essas etapas costumam se repetir sem muitas alterações — tanto antes quanto depois da data do compromisso.

Para organizar esse fluxo de trabalho, o Astrea permite a criação de atividades predefinidas: você cadastra uma vez só e depois pode replicar para situações parecidas. Com isso, reduz o retrabalho, ganha agilidade na operação e padroniza a forma como o escritório atua.

Confira o passo a passo de como criar e utilizar as atividades predefinidas.

Pensando na otimização do seu tempo, inserimos uma detecção inteligente que, com base nos termos apresentados na publicação, apresenta um percentual de chances de uma publicação ser um prazo ou uma audiência.

Ao aceitar a sugestão do Astrea, o sistema automaticamente abre o formulário para o cadastro do prazo ou audiência. Caso o usuário indique que a sugestão foi feita de forma errada, o sistema entenderá que esta é a forma errada de ler a publicação e aprenderá para que nas consiga classificar as publicações da maneira correta.

O Astrea também conta com uma inteligência artificial que interpreta o conteúdo das publicações e indica tratamentos possíveis. Além de indicar se ela contém um prazo ou audiência, por exemplo, a IA oferece dicas de tarefas para incluir na sua agenda.

Essas sugestões aparecem de forma automática para você revisar e decidir o que faz sentido aplicar.

As publicações que tiverem essa opção vão aparecer com a tag ‘Tratamentos sugeridos’.

Gravar como histórico: quando você deseja arquivar a publicação sem perdê-la o seu conteúdo, basta adicioná-la no histórico. Para isso, é preciso vincular a publicação a um processo determinado.

Prazo: quando a publicação é prazo a ser cumprido, basta selecionar essa opção e adicionar o número de dias exato. O sistema então realizará o cálculo de forma automática.

Audiência: caso a publicação seja uma convocação para uma audiência, opte por adicionar uma audiência. Preencha com os dados necessários e salve para que ela fique programada.

Tarefa: quando a publicação for apenas uma decisão, por exemplo, você pode incluir uma tarefa. Ela pode ser para avisar o cliente ou para você lembrar de finalizar o processo e as custas.

Evento: dependendo do teor da publicação, talvez seja necessário agendar uma reunião com o cliente para colher algumas informações. Para isso, é possível cadastrar um evento, simbolizando esta reunião. Os alertas podem ser internos, para outras contas do Astrea, e externos, para pessoas de fora (saiba mais neste artigo).

Histórico manual: é possível também adicionar um histórico manual. Nele você adicionará a publicação como histórico do processo em questão e pode adicionar um comentário sobre ela.

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