Este é um passo extra da sua jornada pelo Astrea. Além dele, você pode acessar os outros 7 passos que preparamos neste artigo.
Neste artigo, você vai conhecer o módulo de Atendimentos e entender como utilizá-lo para registrar e organizar as interações com seus clientes, desde o primeiro contato até a abertura de um novo processo ou caso.
Confira o vídeo abaixo e acompanhe mais informações pelo artigo.
Neste artigo, você vai:
O que é o módulo de atendimentos do Astrea?
O módulo de Atendimentos permite registrar e organizar as interações com seus clientes em um só lugar.
Você pode utilizá-lo para registrar primeiros contatos, entrevistas, conversas, negociações, trocas de e-mails e mensagens, além de acompanhar as próximas etapas de cada atendimento.
💡Dica: o módulo de Atendimentos possui diferentes funcionalidades. Para conhecer todas as possibilidades, acesse nossa coleção de artigos sobre Atendimentos.
Como o módulo de Atendimentos pode ajudar no dia a dia?
O módulo de Atendimentos pode ser usado em diferentes momentos da rotina do escritório, desde o primeiro contato com um possível cliente até a abertura de um processo ou caso.
Veja alguns exemplos e casos de uso:
Registre o primeiro contato com um possível cliente
Registre o primeiro contato com um possível cliente
É possível utilizar o módulo de Atendimentos para registrar o primeiro contato com um possível cliente, mesmo antes de existir um processo ou caso. Você pode centralizar as informações compartilhadas durante a conversa, registrar os próximos passos e acompanhar a evolução dessa demanda.
🔎 Caso de uso
Imagine que uma pessoa entre em contato com o escritório pela primeira vez para entender se vocês podem ajudá-la em uma questão trabalhista. Ainda não existe um processo, mas já há informações importantes que precisam ser registradas e acompanhadas.
Nesse caso, você pode criar um atendimento no Astrea para centralizar tudo o que foi conversado e organizar os próximos passos. É possível registrar:
o motivo do contato;
as informações compartilhadas pelo possível cliente;
os documentos que ele precisa enviar;
os próximos passos;
quem será responsável pelo atendimento.
Assim, se essa pessoa voltar a entrar em contato depois, você consegue consultar o histórico e retomar a conversa de onde parou, sem depender da memória ou de anotações espalhadas.
Organize as próximas etapas do atendimento
Organize as próximas etapas do atendimento
O módulo de Atendimentos também permite organizar as atividades que precisam ser realizadas durante uma demanda, como solicitar documentos, enviar uma proposta, marcar uma reunião ou preparar um documento.
Você pode adicionar tarefas e eventos relacionados ao atendimento e acompanhar o que já foi feito.
🔎 Caso de uso
Imagine que, depois do primeiro contato, o possível cliente demonstre interesse em contratar o escritório. Antes de iniciar o processo, ainda é preciso enviar a proposta de honorários, solicitar alguns documentos e marcar uma reunião.
Você pode registrar essas etapas no atendimento e criar as tarefas e eventos correspondentes. Dessa forma, fica mais fácil acompanhar o que precisa ser feito e não perder nenhuma etapa da demanda.
Adicione documentos ao atendimento
Adicione documentos ao atendimento
Você pode anexar documentos diretamente ao atendimento, mantendo em um só lugar os arquivos relacionados àquela demanda.
🔎 Caso de uso
Imagine que, durante o primeiro contato, o possível cliente envie documentos para que o escritório avalie a situação, como contratos, comprovantes, documentos pessoais ou outros arquivos relacionados ao caso.
Em vez de deixar esses arquivos espalhados em e-mails, conversas de WhatsApp ou pastas no computador, você pode adicioná-los ao atendimento no Astrea.
Assim, tudo fica vinculado à demanda e pode ser consultado sempre que necessário, sem precisar pedir os arquivos novamente ao cliente ou correr o risco de perdê-los.
Gere documentos preenchidos automaticamente com os dados dos clientes
Gere documentos preenchidos automaticamente com os dados dos clientes
O Astrea permite gerar documentos usando modelos já cadastrados, preenchendo automaticamente as informações dos clientes que estão registradas no sistema.
Isso facilita a criação de documentos e evita ter que inserir os mesmos dados manualmente.
🔎 Caso de uso
Imagine que o escritório precise preparar uma procuração, contrato ou proposta de honorários para um possível cliente.
Em vez de preencher manualmente informações como nome, CPF e endereço, você pode gerar o documento usando os dados já cadastrados no Astrea.
Assim, os dados do cliente são preenchidos automaticamente no documento, economizando tempo e reduzindo o trabalho repetitivo.
Para gerar o documento, abra a pasta do cliente no módulo de Atendimentos do Astrea e, no menu lateral direito, clique em Documentos > Documento padrão. Depois, escolha o modelo de documento, defina o título, revise as informações e clique em Salvar.
Quer criar novos modelos de documentos padrão? Veja 👉 neste artigo como criar e editar os modelos de documentos no Astrea.
Adicione timesheet ou honorários para controlar seu tempo e suas atividades
Adicione timesheet ou honorários para controlar seu tempo e suas atividades
O timesheet permite registrar quanto tempo você se dedica a uma atividade ou demanda, como uma análise de documentos, uma reunião ou a elaboração de um documento.
Já os honorários permitem registrar os valores relacionados ao atendimento.
Assim, você consegue acompanhar o tempo trabalhado, as atividades realizadas e os valores envolvidos em cada demanda, tudo em um só lugar.
🔎 Caso de uso
Imagine que, durante o atendimento, você precise analisar documentos, conversar com o possível cliente e preparar uma proposta de honorários.
Você pode registrar cada atividade e o tempo dedicado a ela no módulo de Atendimento, além de adicionar os honorários relacionados à esse caso.
Dessa forma, fica mais fácil acompanhar o trabalho realizado e ter controle sobre o tempo e os valores envolvidos, trazendo mais transparência para o atendimento e para a cobrança.
Quer saber mais sobre como usar o timesheet? Acesse 👉 este artigo e aprenda como calcular suas horas trabalhadas utilizando o Astrea.
Vincule um atendimento a um processo, caso ou outro atendimento
Vincule um atendimento a um processo, caso ou outro atendimento
O módulo de Atendimentos permite vincular uma demanda a um processo, caso ou outro atendimento já cadastrado no Astrea.
Assim, você consegue conectar as informações e acompanhar a evolução da demanda sem perder o histórico do que já foi registrado.
🔎 Caso de uso
Imagine que um possível cliente entre em contato com o escritório para tirar dúvidas sobre uma questão trabalhista. Depois de alguns contatos, ele decide contratar o escritório e é necessário iniciar um processo.
Você pode vincular o atendimento ao novo processo, mantendo a conexão entre as informações registradas desde o primeiro contato e a nova demanda.
Dessa forma, fica mais fácil acompanhar a evolução do atendimento e consultar o histórico da demanda, sem precisar começar o registro do zero.
Quer saber como fazer esse vínculo? Acompanhe a explicação na próxima seção deste artigo.
Como vincular um atendimento em um caso ou processo
Um atendimento pode ser transformado em um caso ou processo, mantendo as atividades, documentos e demais informações já registradas.
Ao transformá-lo em um processo, você também pode vinculá-lo ao tribunal para receber as atualizações automaticamente.
Para realizar esse vínculo, veja os passos a seguir:
Passo 1: acesse o módulo de Atendimentos, no menu lateral esquerdo da plataforma, e abra o atendimento que deseja vincular.
Passo 2: na ficha do atendimento, clique nos três pontinhos e depois em Transformar em caso ou Transformar em processo.
Passo 3: uma mensagem de confirmação será exibida na tela. Clique em Continuar.
Passo 4: preencha os dados solicitados e clique em Salvar. O processo ou caso ficará vinculado e aparecerá na ficha de atendimento do seu cliente.
Recursos do Astrea para transformar o seu atendimento ao cliente
Além do módulo de atendimentos, o Astrea conta com outros recursos que ajudam a facilitar a comunicação com seus clientes e dar mais autonomia para que eles acompanhem seus próprios processos.
Confira dois exemplos:
Aplicativo Portal do Cliente: seu cliente pode acompanhar os processos diretamente pelo celular, sem precisar entrar em contato com o escritório para consultar cada atualização. O aplicativo está disponível nos planos Smart, Company e VIP e pode ser baixado pela Apple Store ou Play Store.
Quer saber mais sobre esse app? Acesse 👉 este artigo e veja como habilitar o acesso para seus clientes, como acompanhar o envio de documentos pelo aplicativo, e muito mais!Envio automático de andamentos de processos com IA: você pode configurar o envio automático dos andamentos dos processos para o e-mail do seu cliente. Com o uso de IA, os termos jurídicos presentes nesses andamentos são traduzidos para uma linguagem mais acessível (tradução do juridiquês com IA), facilitando a compreensão das atualizações e reduzindo dúvidas. O recurso está disponível nos planos Smart, Company e VIP.
Acesse 👉 esse artigo e saiba como habilitar esse recurso para os seus clientes.
💡 Dica: além dessas duas funcionalidades, o Astrea conta com outras soluções para aprimorar a experiência dos seus clientes.
Acesse este artigo e confira outras 3 maneiras de aumentar a transparência, fortalecer o relacionamento e oferecer uma experiência ainda melhor aos seus clientes.
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