Existem algumas configurações que são essenciais para transformar o Astrea em seu maior aliado da rotina jurídica, com a personalização necessária ao seu escritório. Quanto antes passar por essas etapas, mais rápido o sistema começará a trabalhar por você.
Este guia rápido foi pensado em facilitar a sua vida. A partir de agora, você vai descobrir o que é preciso para começar a receber as publicações, organizar seus processos, otimizar a gestão e aproveitar o que o Astrea pode oferecer.
Vamos passar pelos seguintes tópicos:
Configurações de publicações e intimações
Configurações de acesso
Configurações de agenda
Configurações do escritório
Configurações de notificações
❗️ Importante: Para realizar as principais configurações iniciais do sistema, você precisa ter acesso ao painel Administrativo (⚙️) do Astrea.
Configurações de publicações e intimações eletrônicas
Estas talvez sejam as configurações mais importantes, pois é a partir delas que você começa a receber informações cruciais para gerir prazos no Astrea.
Aqui, precisamos entender que existe uma diferença entre as publicações e intimações eletrônicas. Enquanto as primeiras são as comunicações, atos processuais e quaisquer informações liberadas publicamente pelos Diários Oficiais da Justiça, as segundas são aquelas dirigidas a uma ou mais partes específicas, que você costuma acessar com login e senha no sistema do tribunal.
Para receber ambas as informações automaticamente no Astrea, é preciso acessar o menu de Administração (⚙️) e selecionar a aba ‘Publicações'. A partir de então, são dois procedimentos:
Acessar a aba ‘Publicações Astrea’ e cadastrar o nome de pesquisa e outros dados, como a OAB, a abrangência da busca e outros. Cada tipo de plano (com exceção do Light, que não oferece esse benefício) tem uma quantidade de vagas para pesquisa nos Diários Oficiais. É um procedimento que você faz uma vez para já começar a receber as publicações no Astrea.
Também é importante informar se deseja receber as publicações duplicadas quando mais de um nome de usuário for citado;
Acessar a aba ‘Intimações eletrônicas’ para cadastrar todos os tribunais, tipos de consulta e dados de acesso nas quais deseja buscar seu nome. Como são necessários o login e a senha de cada um, não é possível realizar a ação em lote.
❗️ Importante: Se você tem homônimos, ou seja, pessoas com nomenclaturas iguais ou semelhantes às suas, atenção a esta etapa. Para não acabar recebendo as publicações delas, lembre-se de incluir a opção ‘Autodeclaração de homônimos’ quando estiver cadastrando seu nome para publicações.
Além disso, preste atenção na abrangência da busca, selecionando todos os Estados em que deseja consultar o nome indicado. Lembre-se de editar essas preferências caso comece a atuar em novas regiões.
Por que são importantes?
Esse passo é imprescindível para você começar a centralizar as informações dos processos no Astrea, recebendo as publicações e intimações diretamente na plataforma;
Com as informações chegando automaticamente no Astrea, você economiza tempo e otimiza a sua gestão, tendo espaço para se dedicar a atividades mais estratégicas;
Os prazos e compromissos importantes estarão sob seu controle para uma tomada de decisões mais estratégica e confiabilidade nos seus serviços.
Configurações de acesso
Agora, chegou a vez de entender o que cada usuário da conta vai poder acessar no Astrea. Você consegue configurar liberações específicas em frentes como administração do sistema (criação, edição e conclusão de compromissos), módulo financeiro completo ou adição/edição de honorários.
Já para os planos Company e VIP, ainda é possível habilitar permissões personalizadas de acordo com o papel que a pessoa desempenha no escritório. Existem quatro tipos de perfil:
Colaborador;
Advogado supervisionado;
Advogado com autonomia;
Coordenador.
Por que são importantes?
Essa configuração garante que cada pessoa tenha acesso ao que é necessário para suas atribuições do dia a dia;
Também permite que cada pessoa atue com maior clareza sobre suas responsabilidades, otimizando a sua rotina e evitando distrações;
Você conquista mais segurança e controle das informações, diminuindo a exposição indevida a dados mais sensíveis e até o risco de alterações acidentais em atividades de alta importância.
Configurações de agenda
Com as publicações, intimações e andamento chegando no seu Astrea, chegou a hora de transformar essas informações em ações. É onde você cria compromissos, estabelece os prazos para acompanhar e dá maior contexto à sua rotina. Basicamente, o que existe de mais urgente e relevante está ali.
A boa notícia é que você consegue acompanhar esses compromissos pela sua agenda externa, no Google, Apple ou Outlook. Para isso, existem 3 tipos de configurações que podem te ajudar:
Timezone: é aqui que você ajusta o fuso horário do Astrea para refletir a região em que está. Confira o passo a passo aqui;
Exportação: aqui você começa a sincronizar seus compromissos cadastrados anteriormente no Astrea com agendas externas. Basta informar o período desejado, que pode ser de até 3 meses retroativos;
Importação: nesse local, você vai configurar a agenda do Google, Apple ou Outlook para localizar seus compromissos do Astrea. Saiba mais aqui.
Por que são importantes?
A agenda pode ser o GPS do seu escritório, ainda mais quando conectada ao Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook;
Com os prazos importantes no seu radar, você tem mais previsibilidade da rotina e evita esquecimentos por confiar apenas na memória;
Ajuda a aprimorar a comunicação interna, com maior alinhamento entre a equipe, redução de ruídos e aumento da produtividade.
Configurações do escritório
Praticamente todos os cadastros que fazemos hoje precisam de dados básicos. Este é o campo em que você vai detalhar quem é o seu escritório. Isso inclui logo, nome, e-mail, endereço, site, CNPJ, OAB principal e assim por diante. Você também consegue incluir dados de faturamento para personalizar suas finanças dentro do Astrea.
Além disso, ali está a opção de manutenção de conta, que serve para exportar dados do sistema e limpar dados do financeiro — mas essas são configurações com as quais você não precisa se preocupar neste momento. Melhor se concentrar nas anteriores.
Por que são importantes?
Esses dados são exibidos nos relatórios e faturas gerados pelo Astrea. Quando você configura corretamente, esses documentos ficarão mais padronizados e profissionais;
Nos documentos que chegam para clientes, ter os dados do escritório oferece uma visão de profissionalismo e segurança;
Reduz o retrabalho ao gerar documentos com as informações do escritório preenchidas automaticamente.
Configurações de notificações
Uma das vantagens do Astrea é a possibilidade de personalização das movimentações da sua rotina, como alertas de andamentos, eventos da agenda, publicações, financeiro e assim por diante. Você pode decidir por qual canal deseja esses lembretes, como o e-mail ou o módulo de Alertas.
Também consegue optar pelo canal de recebimento dos compromissos da agenda, tarefas atrasadas e tarefas delegadas. A ideia é montar um fluxo que funcione para sua rotina, de acordo com suas preferências.
Por que são importantes?
Conquista mais controle sobre o fluxo de informações e passa a ter uma caixa de entrada do e-mail com menos ruídos ou distrações desnecessárias;
Reduz os riscos de perder aquelas notificações mais importantes, que vão chegar com maior destaque nos canais de sua preferência;
Permitindo avisos sobre o que realmente importa, sobra mais espaço mental para decisões estratégicas.
Agora vamos colocar essas configurações em prática? Acompanhe este checklist diretamente no Astrea:
Caso você tenha alguma dúvida sobre o Astrea, entre em contato com o Suporte via chat para que possamos ajudar.
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