As configurações iniciais são o primeiro passo para transformar o Astrea em seu maior aliado da rotina jurídica, com a personalização necessária ao seu escritório. Quanto antes passar por essas etapas, mais rápido o sistema começará a trabalhar por você.
Este guia rápido foi pensado em facilitar a sua vida. A partir de agora, você vai descobrir o que é preciso para começar a receber as publicações, organizar seus processos, otimizar a gestão e aproveitar o que o Astrea pode oferecer.
Vamos passar pelos seguintes tópicos:
Configurações do escritório
Configurações de acesso
Configurações de publicações e intimações
Configurações de notificações
Configurações de agenda
❗️ Importante: Para realizar as principais configurações iniciais do sistema, você precisa ter acesso ao painel Administrativo (⚙️) do Astrea.
Configurações do escritório
Praticamente todos os cadastros que fazemos hoje precisam de dados básicos. Este é o campo em que você vai detalhar quem é o seu escritório. Isso inclui logo, nome, e-mail, endereço, site, CNPJ, OAB principal e assim por diante. Você também consegue incluir dados de faturamento para personalizar suas finanças dentro do Astrea.
Além disso, ainda tem a manutenção de conta, que serve para exportar dados do sistema e limpar dados do financeiro — mas essas são configurações com as quais você não precisa se preocupar neste momento. Melhor se concentrar nas anteriores.
Por que são importantes?
Esses dados são exibidos nos relatórios e faturas gerados pelo Astrea. Quando você configura corretamente, esses documentos ficarão mais padronizados e profissionais;
Nos documentos que chegam para clientes, ter os dados do escritório oferece uma visão de profissionalismo e segurança;
Reduz o retrabalho ao gerar documentos com as informações do escritório preenchidas automaticamente.
Configurações de acesso
No Astrea, cada pessoa da sua equipe pode ter um acesso individual, com permissões personalizadas de acordo com o papel que ela desempenha no escritório (a partir do plano Company). Existem quatro tipos de perfil:
Colaborador;
Advogado supervisionado;
Advogado com autonomia;
Coordenador.
Cada um deles tem liberações específicas para criação, edição e conclusão de tarefas e eventos (também prazos e audiências para planos Company e VIP). Além disso, tem as permissões de administrador do sistema, acesso ao módulo financeiro e aos honorários fora desse campo.
Por que são importantes?
Essa configuração garante que cada pessoa tenha acesso ao que é necessário para suas atribuições do dia a dia;
Também permite que cada pessoa atue com maior clareza sobre suas responsabilidades, otimizando a sua rotina e evitando distrações;
Você conquista mais segurança e controle das informações, diminuindo a exposição indevida a dados mais sensíveis e até o risco de alterações acidentais em atividades de alta importância.
Configurações de publicações e intimações eletrônicas
Aqui, precisamos entender que existe uma diferença entre as publicações e intimações eletrônicas. Enquanto as primeiras são as comunicações, atos processuais e quaisquer informações liberadas publicamente pelos Diários Oficiais da Justiça, as segundas são aquelas dirigidas a uma ou mais partes específicas, que você costuma acessar com login e senha no sistema do tribunal.
Para receber ambas as informações automaticamente no Astrea, é preciso acessar o menu de Administração (⚙️) e selecionar a aba ‘Publicações'. A partir de então, são dois procedimentos:
Acessar a aba ‘Publicações Astrea’ e cadastrar o nome de pesquisa e outros dados, como a OAB, a abrangência da busca e outros. Cada tipo de plano (com exceção do Light, que não oferece esse benefício) tem uma quantidade de vagas para pesquisa nos Diários Oficiais. É um procedimento que você faz uma vez para já começar a receber as publicações no Astrea.
Também é importante informar se deseja receber as publicações duplicadas quando mais de um nome de usuário for citado;
Acessar a aba ‘Intimações eletrônicas’ para cadastrar todos os tribunais, tipos de consulta e dados de acesso nas quais deseja buscar seu nome. Como são necessários o login e a senha de cada um, não é possível realizar a ação em lote.
❗️ Importante: Se você tem homônimos, ou seja, pessoas com nomenclaturas iguais ou semelhantes às suas, atenção a esta etapa. Para não acabar recebendo as publicações delas, lembre-se de incluir a opção ‘Autodeclaração de homônimos’ quando estiver cadastrando seu nome para publicações.
Por que são importantes?
Esse passo é imprescindível para você começar a centralizar as informações dos processos no Astrea, recebendo as publicações e intimações diretamente na plataforma;
Com as informações chegando automaticamente no Astrea, você economiza tempo e otimiza a sua gestão, tendo espaço para se dedicar a atividades mais estratégicas;
Os prazos e compromissos importantes estarão sob seu controle para uma tomada de decisões mais estratégica e confiabilidade nos seus serviços.
Configurações de notificações
Uma das vantagens do Astrea é a possibilidade de personalização das movimentações da sua rotina, como alertas de andamentos, eventos da agenda, publicações, financeiro e assim por diante. Você pode decidir por qual canal deseja esses lembretes, como o e-mail ou o módulo de Alertas.
Também consegue optar pelo canal de recebimento dos compromissos da agenda, tarefas atrasadas e tarefas delegadas. A ideia é montar um fluxo que funcione para sua rotina, de acordo com suas preferências.
Por que são importantes?
Conquista mais controle sobre o fluxo de informações e passa a ter uma caixa de entrada do e-mail com menos ruídos ou distrações desnecessárias;
Reduz os riscos de perder aquelas notificações mais importantes, que vão chegar com maior destaque nos canais de sua preferência;
Permitindo avisos sobre o que realmente importa, sobra mais espaço mental para decisões estratégicas.
Configurações de agenda
Existem 3 tipos de configurações relacionadas à agenda, mas que você pode ajustar na mesma página:
Timezone: é aqui que você ajusta o fuso horário do Astrea para refletir a região em que está. Confira o passo a passo aqui;
Exportação: se precisar exportar seus compromissos cadastrados no Astrea para agendas externas, este é o local ideal. Basta informar o período desejado, que pode ser de até 3 meses retroativos;
Importação: nesse local, você vai sincronizar sua agenda Astrea com a agenda do Google, Apple ou Outlook, permitindo que seus compromissos apareçam lá também. Saiba mais aqui.
Por que são importantes?
A agenda pode ser o GPS do seu escritório, ainda mais quando conectada ao Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook;
Com os prazos importantes no seu radar, você tem mais previsibilidade da rotina e evita esquecimentos por confiar apenas na memória;
Ajuda a aprimorar a comunicação interna, com maior alinhamento entre a equipe, redução de ruídos e aumento da produtividade.
Agora vamos colocar essas configurações em prática? Acompanhe este checklist diretamente no Astrea:
Caso você tenha alguma dúvida sobre o Astrea, entre em contato com o Suporte via chat para que possamos ajudar.
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