Este é o sexto passo da sua jornada pelo Astrea. Até aqui, você já aprendeu sobre gestão de processos, recebimento e tratamento de andamentos automáticos, acompanhamento de publicações e intimações eletrônicas, organização da agenda e cobrança de clientes.
Agora, é hora de conhecer os recursos que ajudam a organizar e centralizar os documentos da sua rotina.
Uma parte importante da gestão de processos e casos é manter os documentos organizados e acessíveis. No Astrea, você pode salvar documentos relacionados aos seus processos e casos e criar modelos personalizados para facilitar o seu trabalho.
Confira o vídeo abaixo ou acompanhe mais informações pelo artigo.
Neste artigo, você vai aprender como:
Como adicionar e organizar seus documentos no Astrea
Você pode adicionar documentos importantes do seu escritório no Astrea e acessá-los sempre que precisar, tanto pela versão web quanto pelo aplicativo Astrea.
Arquivos criados no Microsoft Word, em PDF ou como imagens, por exemplo, podem ser adicionados à sua conta e vinculados aos respectivos processos e casos. Assim, você mantém os arquivos relacionados a cada demanda organizados em um só lugar.
Além disso, o Astrea possui integração com o Google Docs e o Google Drive.
❗Importante: cada arquivo adicionado ao Astrea pode ter, no máximo, 32 MB. Arquivos maiores que esse limite não podem ser adicionados.
Adicionando documentos no Astrea pela web
Você pode adicionar documentos diretamente pela ficha do processo ou caso. Dessa forma, os arquivos ficam vinculados ao processo e podem ser consultados sempre que necessário.
Passo 1: no menu lateral esquerdo do Astrea, acesse Processos e casos e selecione o processo ou caso ao qual deseja adicionar o documento.
Passo 2: na ficha do processo ou caso, localize a seção Documentos e clique no ícone de ➕ para adicionar um novo arquivo.
Passo 3: selecione o documento que deseja adicionar e localize o arquivo no seu computador, Google Drive ou por meio de um link. Depois, preencha as informações solicitadas e clique em Salvar.
Pronto! O arquivo foi adicionado ao Astrea. Ao voltar para a pasta do processo ou caso, você poderá visualizá-lo na lista de documentos (imagem à esquerda).
Ao clicar sobre o arquivo, é possível editar ou excluir o documento. Você também pode adicionar um novo arquivo pelo botão azul ‘Adicionar documento’ (imagem à direita).
Adicionando documentos pelo aplicativo Astrea
Passo 1: no menu inferior do aplicativo Astrea, acesse Processos e selecione o processo ou caso ao qual deseja adicionar o documento.
Passo 2: na ficha do processo ou caso, clique no ícone de ➕ e, em seguida, em Documento.
Passo 3: selecione o documento que deseja adicionar e escolha uma das opções disponíveis: localizar um arquivo, selecionar uma foto ou vídeo do celular ou tirar uma foto do documento pela câmera.
Depois, preencha as informações solicitadas e clique em Adicionar documento.
Pronto! O arquivo foi adicionado ao Astrea. Ao voltar para a ficha do processo ou caso, você poderá visualizá-lo na aba Documentos.
Como criar modelos de documentos personalizados
No Astrea, você pode criar modelos de documentos, como petições, recibos e procurações, e inserir campos com informações do seu escritório, processo e cliente.
Ao utilizar um modelo em um processo ou caso, esses campos são preenchidos automaticamente com as informações já cadastradas no Astrea. Assim, você não precisa inserir os mesmos dados manualmente sempre que criar um novo documento: basta revisar as informações e acrescentar o conteúdo necessário.
Veja como criar seu próprio modelo:
Passo 1: para visualizar os modelos de documentos disponíveis na sua conta, clique no ícone de engrenagem (⚙️) no canto superior direito do Astrea para acessar a área de administração. Em seguida, selecione Modelos de documento.
Passo 2: se ainda não houver nenhum modelo cadastrado ou se o documento que você deseja criar ainda não estiver disponível, clique no botão azul Adicionar modelo.
Passo 3: na tela de criação do documento, você pode definir o título do modelo e começar a digitar o conteúdo na área em branco. Se preferir, também pode copiar o conteúdo de um modelo pronto e colá-lo no editor.
Para personalizar o documento, é possível inserir campos com informações do escritório, processo ou cliente. Basta selecionar a informação desejada na caixa de seleção e, em seguida, clicar no local do documento onde ela deve ser inserida.
Veja como funciona no GIF abaixo.
💡Dica: para manter tudo organizado, os documentos criados ou adicionados ao Astrea ficam disponíveis na área de Documentos e também na ficha do processo ou caso ao qual estão vinculados.
Quer saber como editar ou excluir seus modelos de documentos personalizados? Acesse 👉 este artigo e confira o passo a passo.
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